اتوماسیون ، کاربرد ماشینها در کارهایی که توسط انسان انجام می شد، در این مقاله به اتوماسیون اداری میپردازیم که کاربرد اتوماسیون در ادارات را به شما نشان خواهیم داد.
اگرچه اصطلاح مکانیزاسیون اغلب برای اشاره به جایگزینی ساده نیروی انسانی با ماشین آلات استفاده می شود ، اما اتوماسیون به طور کلی به معنای ادغام ماشین ها در یک سیستم خودگردان است.
اتوماسیون در زمینه هایی که در آن معرفی شده است انقلابی ایجاد کرده است و به ندرت جنبه ای از زندگی مدرن وجود دارد که تحت تأثیر آن قرار نگرفته باشد.
هر صنعتی که با کارهای تکراری روبرو شود می تواند از اتوماسیون استفاده کند ، اما اتوماسیون در صنایع تولید ، رباتیک و خودروسازی و همچنین در دنیای فناوری ، در سیستم های فناوری اطلاعات و نرم افزارهای تصمیم گیری تجاری شایع تر است.
اصطلاح اتوماسیون در صنعت خودرو در سال ۱۹۴۶ برای توصیف افزایش استفاده از دستگاه های اتوماتیک و کنترل در خطوط تولید مکانیزه مطرح شد.
سیستم حاصله قادر است بدون دخالت انسان کار کند. توسعه این فناوری به طور فزاینده ای وابسته به استفاده از رایانه ها و فناوری های مرتبط با رایانه است.
در نتیجه ، سیستم های خودکار به طور فزاینده ای پیچیده شده اند. سیستم های پیشرفته نشان دهنده سطحی از توانایی و عملکرد است که از بسیاری جهات از توانایی انسانها برای انجام فعالیتهای یکسان پیشی می گیرد.
فناوری اتوماسیون به حدی رسیده است که تعدادی از فناوری های دیگر نیز از آن توسعه یافته و برای خود به رسمیت شناخته شده اند. روباتیک یکی از این فناوری ها است. این حرفه یک شاخه تخصصی از اتوماسیون است که در آن دستگاه خودکار دارای ویژگیهای خاص انسانی است.
معمولی ترین ویژگی انسانی برای یک صنعت مدرن ربات بازوی مکانیکی قدرتمند آن است. بازوی ربات را می توان طوری برنامه ریزی کرد که بتواند با انجام حرکات متوالی ، کارهای مفیدی را انجام دهد ، مانند بارگیری و تخلیه قطعات در دستگاه تولیدی یا انجام دنباله ای از جوش های نقطه ای روی قطعات ورق فلزی بدنه خودرو در حین مونتاژ.
همانطور که از این مثالها مشخص است ، روباتهای صنعتی معمولاً برای جایگزینی کارگران انسانی در عملیات کارخانه استفاده می شوند.
این مقاله اصول اولیه اتوماسیون ، از جمله توسعه تاریخی آن ، اصول و نظریه عملکرد ، کاربردها در تولید و برخی خدمات و صنایع مهم در زندگی روزمره و تأثیر آن بر فرد و جامعه به طور کلی را پوشش می دهد.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
شما به عنوان یک مدیر، علاقه دارید که بتوانید سرعت انجام کارهای روزمره خود و کارمندان را در سازمانتان بالا ببرید. اما در واقعیت معمولا زمان بسیار زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواستها و نامهها میشود.
تحقیقات گروه WFMC نشان داده است که سازمانها و شرکتهای سنتی در واقع از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایندهایشان کردهاند، ارزش افزوده دریافت میکنند و از مابقی غیر از اتلاف وقت و هزینه عایدی وجود ندارد.
سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارساختن بخشهای متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی به منظور رفع مشکلات مطرح شده در مطالب بالا محسوب میشوند. در ادامه به برخی از تعاریفی که در زمینه سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است میپردازیم.
تعریف سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی وابسته به کامپیوتر می باشد که وظیفه آن جمعآوری، ذخیره و مدیریت اسناد، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمان بر عهده دارد.
اتوماسیون اداری شامل چه بخشهایی است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری از قسمت های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در مطالب بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم های اتوماسیون اداری پیشرفت کرده اند و طیف گسترده ای از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را کاور میکنند و به همین دلیل شامل قسمت های مختلفی است که هر کدام بخشهایی از فرایندها یا فعالیتهای یک سازمان را در برمی گیرند.
۱. دبیرخانه
مهم ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه می باشد که شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی می باشد. این بخش قسمت اصلی و اساسی این سیستمها می باشد.
۲. فرمساز و موتور گردش فرم
نامهها، به تنهایی تمام مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان ها در قالب فرمهای اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گسترش پیدا میکنند. به همین دلیل می باشد که بخش دیگری به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرمساز و موتور گردش فرم» معروف است. این بخش وظیفه طراحی تمامی فرمهای سازمانی و گسترش آنها را در قالب جریانهای کاری از پیش تعریف شده را دارد.
۳. اداره جلسات
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها از جمله اصلیترین بخش کارهای اداری یک سازمان به حساب میآید و زمان بسیاری را به خود اختصاص میدهد. یکی ازقسمت های سیستمهای اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مدیریت مستندات آنها اختصاص مییابد.
۴. نگهداری الکترونیک مستندات
با گذشت زمان و گسترش مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت نگهداری و بایگانی آنها وجود دارد. بسیاری از سیستمهای اتوماسیون اداری قسمتی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، قابلیت جستجو و دسترسی سریع و آسان را نیز مهیا می سازد.
۵. مکاتبات برون سازمانی
بوجود آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکههای کامپیوتری، باعث شده است که دولتها و سازمانها به منظور کاهش هزینههای رفت و آمد و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.
برای پاسخگویی به این الزام سازمان ها امروزه این قسمت را به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه کرده اند تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران خارج از سازمان فراهم کند.
۶. کارتابل آفلاین
سیستمهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمانها و نوع دسترسی به آنها گسترش یافتهاند. شما به عنوان مدیر یک سازمان این توانایی را دارید که کارتابل خود را در هر منطقه جغرافیایی بازدید کرده و امور مرتبط به نامهها را انجام دهید و در اولین ارتباط آنلاین با سیستم آنها را به روز نمایید.
تاریخچه اتوماسیون
فناوری اتوماسیون از زمینه های مرتبط تکامل یافته است مکانیزاسیون ، که آغاز آن در انقلاب صنعتی بود . مکانیزاسیون به جایگزینی نیروی انسانی (یا حیوان) با نیروی مکانیکی به نوعی اشاره دارد.
نیروی محرکه مکانیزاسیون ، تمایل بشر برای ایجاد ابزار ودستگاه های مکانیکی بود . برخی از تحولات مهم تاریخی در مکانیزاسیون و اتوماسیون منجر به سیستم های خودکار مدرن در ادامه شرح داده شده است.
تحولات اولیه
اولین ابزارهای ساخته شده از سنگ نشان دهنده تلاشهای انسان ماقبل تاریخ برای هدایت نیروی فیزیکی خود تحت کنترل هوش انسانی است . هزاران سال بدون شک برای توسعه دستگاهها و ماشینهای مکانیکی ساده مانند چرخ ، اهرم و قرقره مورد نیاز بوده است که با استفاده از آنها می توان قدرت ماهیچه های انسان را افزایش داد.
توسعه ماشینی
فرمت بعدی توسعه ماشین های برقی بود که برای کار به نیروی انسانی نیاز نداشت. نمونه هایی از این ماشین ها شامل چرخ های آبی ، آسیاب های بادی و دستگاه های ساده بخار هستند. بیش از ۲۰۰۰ سال پیش چینی ها از آب روان و چرخ های آبی استفاده می کردند.
آسیاب های بادی ، با مکانیسم هایی برای چرخاندن خودکار بادبان ها ، در قرون وسطی در اروپا و خاورمیانه توسعه یافتند .
موتور بخار یک پیشرفت عمده در توسعه ماشین آلات شده و آغازگر انقلاب صنعتی بود.
در طول دو قرن از زمان معرفی موتور بخار وات ، موتورها و ماشینهای قدرتمندی طراحی شده اند که انرژی خود را از بخار ، برق و منابع شیمیایی ، مکانیکی و هسته ای تأمین می کنند.
کنترل
هر پیشرفت جدیدی در تاریخ ماشین های برقی ، نیاز مضاعفی را به دستگاه های کنترلی برای کنترل قدرت دستگاه به همراه آورده است. اولین موتورهای بخار نیاز به باز و بسته شدن سوپاپ ها داشت ، ابتدا بخار را وارد محفظه پیستون می کرد و سپس آن را تخلیه می کرد. بعداً یک مکانیزم سوپاپ اسلاید برای انجام خودکار این توابع طراحی شد.
تنها نیاز اپراتور انسانی در آن زمان تنظیم میزان بخار بود که سرعت و قدرت موتور را کنترل می کرد.
کنترل بازخورد به طور گسترده به عنوان وسیله ای برای کنترل خودکار برای دستیابی به سطح عملکرد ثابت برای یک سیستم استفاده می شود.
یک نمونه رایج از سیستم کنترل بازخورد ، ترموستات مورد استفاده در ساختمانهای مدرن برای کنترل دمای اتاق است. در این دستگاه ، کاهش دمای اتاق باعث بسته شدن کلید برق می شود ، بنابراین واحد گرمایش روشن می شود.
با افزایش دمای اتاق ، کلید باز می شود و منبع گرما خاموش می شود. ترموستات را می توان طوری تنظیم کرد که واحد گرمایش را در هر نقطه مشخصی روشن کند.
ماشین قابل برنامه ریزی
مفهوم یک ماشین قابل برنامه ریزی یکی دیگر از پیشرفتهای مهم در تاریخ اتوماسیون بود.حدود سال ۱۸۰۱ مخترع فرانسوی جوزف ماری ژاکارد با استفاده از کنترل حرکت بسیاری از شاتل های رشته های رنگی مختلف ، یک باف اتوماتیک با قابلیت تولید الگوهای پیچیده در پارچه ابداع کرد.
چرا اتوماسیون اداری مناسب نیست؟
یکی از مشکلات بسیار مهم مدیریت اطلاعات در سازمانها، بوجود آمدن اطلاعات تکراری در قسمتهای مختلف سازمان می باشد. بوجود آمدن موازی اطلاعات علاوه بر اینکه سبب افزایش بیمورد اطلاعات در سازمان میشود، صحت اطلاعات موجود را نیز زیر سوال میبرد.
در واقع کافی است به هر دلیلی اطلاعات مشابه بوجود آمده توسط بخشهای مختلف سازمان با هم یکسان نباشد، در این صورت هیچ کدام از اطلاعات نمیتواند مورد اعتماد و استفاده قرار بگیرد.
این موضوع زمانی به معضل تبدیل شده که میبایست دادههای قسمتهای مختلف سازمان یکپارچه شود. در چنین حالتی این سوال مطرح می شود که <کدام قسمت از اطلاعات> است؟
همانطور که بارها گفته شده است فرمت اصلی و بستر اصلی گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر سیستم گردش مکاتبات، نامه می باشد. در سیستم های اتوماسیون اداری (سیستم گردش مکاتبات) به دلیل اینکه امکان کنترل چندان زیادی بر روی نامه ها وجود ندارد، امکان تولید تکراری اطلاعات بسیار زیاد است.
یعنی هر شخص هر اطلاعاتی را که خواست در یک فضای بدون کنترل و نامحدود تولید میکند و چه بسا مشابه آن اطلاعات توسط افراد دیگری نیز تولید شود.
معایب کلی اتوماسیون اداری
1. کاهش امنیت و تخریب اطلاعات یا بوجود آمدن اطلاعات تکراری
2. عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری
3. در نظر نگرفتن و دیده نشدن برخی از روابط اجتماعی به علت مکانیزه شدن فعالیتهای اداری
4. توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …
5. ایجاد تغییرات زیاد در محیط محیط کاری
6. سختی کار و پیچیدگی سیستمی بعد از تهیه نرم افزار های اتوماسیون اداری
7. فقط برای گردش نامه است
8. قابلیت گزارش گیری ندارد
9. انعطاف پذیری بسیار کم
چالش های اتوماسیون اداری
۱.هزینه.
ایجاد راه حل های اتوماسیون موثر به زمان و انرژی نیاز دارد.
۲.محدوده.
اتوماسیون به معنای هوش نیست. محدود کردن اتوماسیون در برخی جنبه ها یا عملکردها می تواند این نگرانی را کاهش دهد. اتوماسیون شما به اندازه نحوه اجرای آن هوشمند و ایمن است ، بنابراین این را در نظر داشته باشید.
با وجود این چالش ها و معایبی که ذکر شد استفاده از اتوماسیون اداری مناسب نمی باشد و بهتر است از BPMS ها استفاده شود در صورت داشتن سوال می توانید با ما از طریق شماره تماس یا ایمیل ارتباط گرفته و مشاوره دریافت کنید.
✅ #اتوماسیون_اداری و #فرآیند ✅
💎 #اتوماسیون چیست؟
🎯 اتوماسیون ، کاربرد ماشینها در کارهایی که توسط انسان انجام می شد.
🎯 اتوماسیون اداری با خودکار کردن فعالیت هایی که توسط انسان صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها و نامه ها در سازمان می شد و احتمال بوجود آمدن خطاها در آن ها وجود داشت به سازمان ها کمک میکند.
🎯 #اتوماسیون_فرآیند با استفاده از فناوری برای اتوماسیون و الکترونیکی کردن فرآیند ها به سازمان کمک میکند.
در این پست ما به تعاریف اتوماسیون اداری و فرآیند و مزایا و معایب آنها میپردازیم.
برای مشاهده پست اینستاگرامی اتوماسیون اداری بر روی عکس کلیک کنید
Leave A Comment