فرایند چیست؟ رویکرد فرآیندی چیست؟

کلمه فرایند (Process) از واژه های پرکاربرد و مهم در حوزه ی مدیریت و کسب و کار می باشد. در بسیاری از اوقات از کلمه ی فرایند و فرایند گرایی بدون آن که تعریف درستش را بدانیم استفاده می کنیم.

یک فرایند مجموعه ای از فعالیت هاست که ما برای انجام یا تکمیل کاری انجام می دهیم. می گویید خیلی ساده است؟ خوب ، بیایید دوباره آن را بازنویسی کنیم. فرآیند مجموعه ای از فعالیت هاست است که ورودی را به خروجی تبدیل می کند.

بنابراین ، بیایید اجزای یک فرآیند را بررسی کنیم: ورودی – فعالیت- خروجی

1. ما نیاز داریم/ می خواهیم این کار را انجام دهیم

2. برای شروع فعالیت ها به برخی موارد نیاز خواهید داشت که به آن ورودی یا INPUT گفته می شود.

3. روی آن وردی عملیات یا کارهایی را خواهید کرد که فعالیت می باشد

4. پس از اتمام فرآیند ، نتیجه نهایی را خواهید داشت ، که به آن خروجی یا OUTPUT گفته می شود .

رویکرد فرآیندی شامل تعریف سیستماتیک و مدیریت فرآیندها و اثر متقابل آن هاست به طوریکه منجر به دستیابی به نتایج مورد نظر در تطابق با خط مشی کیفیت و جهت گیری استراتژیک سازمان شود.

چارچوب چانگ در مدیریت فرایند در کل رویکردی از بالا به پایین دارد. یعنی در ابتدا سطوح بالای سازمانی را درگیر پروژه می‌کند و بعد به سطوح پایین‌تر می‌پردازد. تغییراتی که این متدولوژی در سازمان ایجاد می‌کند تغییراتی بنیادین است؛ هر چند نمی‌توان آن را یک متدولوژی رادیکال از لحاظ ایجاد تغییرات ساختاری دانست.

درک اینکه کار را می توان به عنوان “فرایندی” در نظر گرفت که دارای ورودی ها ، مراحل و خروجی ها است. هم چنین با سایر فرایندهای درون سازمان در ارتباط است. این آگاهی کلی از تاکتیک ها و روش های مورد استفاده “توسط گروه سازمان یافته ای از فعالیت های مرتبط است. این تاکتیک ها و روش های مورد استفاده با هم کار می کنند تا یک یا چند نوع ورودی را به خروجی هایی تبدیل کنند که برای مشتری ارزشمند است.”

شرکت ها و سازمان ها مخصوصا در کشور ما معمولا از ساختار وظیفه ای بهره می برند. ساختاری به شدت سنتی و قدیمی.

 این ساختار، همانطور که از نامش پیداست روی وظیفه های هر فرد تاکید دارد. همانند دریافت و خدمت به مشتری، وارد کردن آن به رایانه، بررسی مشتری، چک کردن موجودی کالا، گزینش و بسته بندی سفارش، حمل و نقل، بارگیری و ارسال کالا. سازمانی که وظیفه ای می باشد بر پایه وظیفه طراحی و ایجاد می شود.

 از این رو برای قسمت های مختلف واحدهای جدا در نظر گرفته می شود از طراحی محصول گرفته تا تولید، انبار، بازاریابی و فروش.

 از آنجایی که این بخش ها کاملابه هم وابسته هستند و وظایف مستقل نیستند، کارایی بدین صورت کاهش می یابد.

 از طرفی دیگر ارزیابی ها مشکل شده و نمی توان مشخص کرد که مسئولیت فرآیند های مختلف با چه کسانی می باشد.

 در این سیستم اگر کسی عملکرد ضعیفی داشت یا اشتباهی کرد، نمی توان مشخص کرد که مربوط به کدام بخش است . هم چنین چه تاثیراتی بر روی فعالیت تمام مجموعه خواهد داشت.

 از سوی دیگر با این روش هزینه ها بسیار زیاد می شود و سازمان توسعه نیافته و بهبود نخواهد یافت. بنابراین توصیه می شود که سازمان ها به سمت فرایند گرایی و فرایند محوری حرکت کنند.

به طور کلی فرایند گرایی به نحوه ی انجام دادن یک کار اشاره دارد. به طور دقیق تر استفادهدواژه‌ی فرایند به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف به خصوصی دارد که همواره باید طبق  یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود.

رویکرد فرآیندی صرفاً روشی است که به همه فعالیت های شما نگاه می کند و آنها را به عنوان مجموعه ای از ورودی ها و خروجی ها در نظر می گیرد.

سازمان فرایندگرا سازمانی کاملا متفاوت با سازمان وظیفه ای می باشد. به عبارتی سازمانی که رویکرد فرایند گرا دارد تمام کارهایش به هم متصل و وابسته است. مانند یک زنجیره می‌ماند که یکی بدون  دیگری معنایی ندارد و به تنهایی ارزشی ندارد.

پرسنل به فرایندگرایی فکر میکنند و به تمام مراحل کار حساس هستند. این سیستم رهبر دارد و کارکنان را با طراحی و برنامه ریزی به سوی اهداف سازمان هدایت می کند.

 برای سازمان های فرایندگرا رضایت ذی نفعان از جمله مشتریان و کارفرمایان بسیار مهم است. چرا که مجموعه وظایف در نظر گرفته می شود و همین کار رضایت آنان را به ارمغان می اورد.

 طراحی سازمان فرایند محور منجر به افزایش کیفیت محصول، ورود سریع به بازار، سرعت در تحویل، بهبود عملکرد مالی و … می گردد.

فرایند ها در کسب و کارها، به مجموعه فعالیت هایی گفته می شود که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند. همچنین دارای یک یا چند ورودی می باشند که برای رسیدن به یک هدف یا اهداف مشخص در کسب و کار با یکدیگر در ارتباط دارند. در نهایت خروجی این فعالیت ها برای مشتری آن فرایند، ارزش بوجود می اورد.

زمانی که از فرایند گرایی حرف میزنیم به این معنی می باشد که به جای نگاه به افراد و دپارتمان‌ها در سازمان ها و پیکره ی کسب و کار ها، به این مسئله میپردازیم که واقعاً در یک سازمان یا کسب و کار، چه کارهایی انجام می‌شود. هم چنین برای هر کار، چه مسیر و فرایندی را می توان تعریف کرد.

در نتیجه در مدیریت فرایند محور مانند چارت سازمانی، فقط به این توجه نمیشود که چه کاری باید انجام شود. بلکه به این نکته‌ هم توجه می‌کنیم که هر کاری به چه نحوی انجام می‌شود.

 در نتیجه به روی کرد فرایند محوری دست می یابیم که برای طراحی و پیاده سازی یک فعالیت چه مسیری باید طی شود. علاوه بر این مشخص می شود هر کدام از واحد های سازمان در کدام قسمت فرایند درگیر می‌شوند.

با این کار بسیاری از موانع و مشکلات از بین میرود و همچنین دید واضح و شفافی نسبت به هر فعالیتی که در سازمان انجام می شود به دست می آوریم. آنالیز ها دقیق تر و افزایش بهره وری در بخش های مختلف بدست می اید.

وقتی فرایند گرایی در کسب و کار ما وجود داشته باشد، می‌توانیم روش هایی را برای کنترل اجرای درست هر فرایند تعریف و پیاده کنیم.

به علاوه می‌توانیم کارایی و اثربخشی فرایندها را بررسی کنیم و برای بهبود فرایندها برنامه‌ریزی های مناسبی انجام دهیم.

با داشتن دید فرایند محور ، توانایی عیب یابی دقیق‌تر یک سازمان وجود دارد. مدیران می‌توانند پروژه های تحول سازمانی را در حالت بهتری برنامه ریزی کنند. برای مثال اتوماسیون زمانی بیشترین بهره وری را به همراه دارد که ابتدا فرایند های کسب و کارمان شناسایی شده باشد و سپس آن ها را اتوماتیک کنیم.

در نتیجه دید فرایندی داشتن و فرایند گرایی منافع بسیار زیادی در هر کسب و کار با هر ابعادی برای ما بوجود می اورد .

 همچین باعث می شود مسائل و مشکلات را از زوایای متفاوتی ببینیم و راهکارهای مؤثر تری هم پیدا و ارائه کنیم که باعث افزایش بهره وری و ارزش آفرینی های بسیار چشم گیری در سازمان می شود.

سازمان فرایندگرا کارایی کارکنان را نیز افزایش می دهد. البته باید توسط رهبر به سمت هدف سازمان هدایت شوند. بنابراین باید فرهنگسازی صورت گیرد و کارکنان آموزش ببینند.

وقتی این اتفاق ها بیفتد کارکنان کار گروهی را ترویج می دهند و بر کارهای گروهی تاکید و آن را به همکاران جدید خود انتقال می دهند. از سوی دیگر تعهد را می آموزند و انگیزه ذاتی آنها افزایش می یابد و این موضوع بر افزایش عملکرد سازمان تاثیر مثبتی می گذارد و کارایی سازمان را افزایش می دهد.

هر عضو سازمان می دانند که باید فعالیت های خود را به درستی انجام دهند تا در رسیدن سازمان به اهدافش کمک کنند.

با استفاده از رویکرد مبتنی بر فرایند ، مطمئن می شویم که هر فرآیند خروجی هایی را به فرایند بعدی ارائه می دهد. که همیشه در جهت دستیابی به یک هدف مشترک کار می کند.

 با مدیریت QMS خود با استفاده از رویکرد مبتنی بر فرایند ، می فهمید که فرآیندها باید دارای یک هدف مشترک باشند که آنها را به هم متصل کند. باید درک کنید که همه این فرایندها به یکدیگر بستگی دارد تا بتوانید نیازهای مشتری را برآورده کنید.

کارشناسان کیفیت همواره تمامی پروژه ها را با یادگیری نحوه عملکرد فرآیندهای شما آغاز می کنند.

هنگامی که شروع به استفاده از  “رویکرد مبتنی بر فرایند” می کنید ، متوجه مزایایی خواهید شد که برای کسب و کار شما مهم خواهد بود ، مانند:

1. فرآیندهای کلیدی که به طور همزمان با هم کار می کنند ، در نهایت رضایت مثبت مشتری را به دنبال خواهد داشت.

2. اگر خروجی های یک فرایند به خوبی انجام نشود ، روی فرآیندهای بعدی تأثیر می گذارد.

3. در جزئیات هر فرآیند ، پیشرفت ها نهفته است. پیشرفت ها همیشه مورد استقبال مشتریان شما قرار می گیرد.

4. در نهایت ، انتظار می رود که کسب و کار شما عملکرد هر فرآیند را اندازه گیری کند تا از موثر بودن آن اطمینان حاصل شود و از کیفیت خدمات یا محصول شما اطمینان حاصل شود .

نکته مهم: به یاد داشته باشید که وقتی سعی می کنید این اصل با ارزش را در تجارت خود به کار بگیرید ، مطمئن شوید که آن را ساده نگه می دارید تا تغییرات ، بهبودها و اصلاحات برای کسب و کار شما زیاد نباشد.