مدیریت منابع پروژه
مدیریت منابع پروژه یکی از بهترین استانداردهای مهندسی صنایع می باشد و همچنین کاربرد بسیاری در بازار کار مهندسی صنایع دارد. آموزش مدیریت منابع پروژه یکی از مهمترین سرفصل ها در دوره های آموزشی مهندسی صنایع می باشد.
ششمین حوزه دانش PMBOK، مدیریت منابع پروژه است. مدیریت منابع پروژه شامل فرایندهای شناسایی، به دست آوردن و مدیریت منابع مورد نیاز برای اتمام موفقیت آمیز پروژه است. این فرایندها اطمینان حاصل میکنند که منابع مناسب برای مدیر پروژه و تیم پروژه در زمان و مکان مناسب دردسترس خواهد بود. فرآیندهای این حوزه به شرح ذیل است.
-
برنامه ریزی مدیریت منابع
-
تخمین منابع فعالیتها
-
جذب منابع
-
توسعه تیم
-
مدیریت تیم
-
کنترل منابع
تمایز میان مهارتها و صلاحیتهای لازم برای مدیریت پروژه برای مدیریت منابع تیم در مقابل منابع فیزیکی است. منابع فیزیکی شامل تجهیزات، مواد، امکانات و زیرساختها هستند. منابع یا پرسنل تیم به منابع انسانی اشاره دارند. پرسنل ممکن است مجموعه مهارتهای متنوعی داشته باشند، ممکن است تمام یا نیمه وقت اختصاص داده شوند و ممکن است به عنوان پیشرفت پروژه، از تیم حذف شده و یا به آن اضافه گردند.
مدیر پروژه باید رهبر و مدیر تیم پروژه باشد. مدیر پروژه، علاوه بر فعالیتهای مدیریت پروژه مانند شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن مراحل مختلف پروژه، مسئول تشکیل تیم به عنوان یک گروه موثر است. به عنوان یک رهبر، مدیر پروژه در عین حال که وظیفه حفظ و بهبود رضایت و انگیزه تیم را داراست، نیز مسئول فعال سازی مهارتها و صلاحیتهای تیم است.
مدیریت منابع فیزیکی در تخصیص و استفاده از منابع فیزیکی (مواد، تجهیزات و تدارکات، برای مثال) که برای اتمام موفقیت آمیز پروژه بطور کارآمد و موثر مورد نیاز است، متمرکز شده است. به این منظور، سازمانها باید اطلاعات مربوط به نیازهایشان به منابع (در حال حاضر و در آینده معقول)، تنظیمات منابع مورد نیاز برای پاسخگویی به آن نیازها و تامین منابع را داشته باشند.
-
برنامه ریزی مدیریت منابع (Plan Resource Management)
فرایند تعریف نحوه برآورد، به دست آوردن، مدیریت و استفاده از اعضای تیم و منابع فیزیکی است. مزیت اصلی این فرآیند این است که رویکرد و سطح تلاش مدیریتی مورد نیاز برای مدیریت منابع پروژه را براساس نوع و پیچیدگی پروژه مشخص میکند.
برنامه ریزی منابع برای تعیین و شناسایی روشی برای اطمینان از اینکه منابع کافی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه در دسترس است، استفاده می شود. منابع پروژه ممکن است شامل اعضای تیم، منابع، مواد، تجهیزات، خدمات و امکانات باشد. برنامه ریزی موثر منابع باید کمیاب بودن منابع، در دسترس بودن و رقابت را در نظر گرفته و برنامه ریزی کند.
ورودیها
-
منشور پروژه
-
برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت کیفیت و مبنای محدوده است.
-
اسناد پروژه: که شامل برنامه زمانبندی، مستندسازی الزامات، فهرست ذینفعان و لیست ریسکهای شناسایی شده است.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: افراد باید توانایی بالا در زمینه مذاکره با سازمان برای بهترین منابع، توانایی مدیریتی و… را دارا باشند.
-
نمایش داده: با استفاده از ابزارهایی مانند نمودارهای سلسله مراتبی (WBS, OBS, RBS,…)، ماتریس تخصیص که نشان میدهد هر منبع پروژه به کدام بسته کاری اختصاص یافته است، فرمتهای متنی: مسئولیتهای اعضای تیم که نیاز به شرح با جزئیات دارد میتواند در این فرمتها مشخص گردد. اطلاعاتی مانند مسئولیتها، اختیارات، صلاحیتها و مدارک تحصیلی بعضی از موارد این فرمتها هستند.
-
فلسفه سازمان: اطلاعاتی درخصوص نحوه رفتار افراد، تیم ها و واحدهای سازمانی ارائه میدهد.
-
جلسات
خروجیها
-
برنامه مدیریت منابع: جزیی از برنامه مدیریت پروژه است که درخصوص نحوه دسته بندی، تخصیص، مدیریت و آزاد کردن منابع دستورالعملهایی را ارئه میدهد. این برنامه شامل مواردی مانند شناسایی منابع، بدست آوردن منابع، نقشها و مسئولیتها، چارت سازمانی پروژه، مدیریت منابع تیم پروژه، آموزش، کنترل منابع و… است.
-
منشور تیم: سندی است که ارزش تیم، قراردادها و دستورالعمل های عملیاتی تیم را تعیین میکند.
-
اسناد بروز رسانی شده پروژه: اسنادی مانند لیست ریسکهای شناسایی شده و برگه فرضیات و… است.
-
تخمین منابع فعالیتها (Estimate Activity Resources)
فرایند برآورد منابع تیم و نوع و مقادیر مواد، تجهیزات و منابع لازم برای انجام کار پروژه است. مزیت اصلی این فرایند این است که نوع، مقدار و ویژگیهای منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را شناسایی میکند.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت منابع و محدوده مبنا است.
-
اسناد پروژه: شامل ویژگیهای فعالیت، لیست فعالیتها، براورد قیمت، تقویم منابع، لیست ریسکهای شناسایی شده است.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی
-
تخمین پایین به بالا: شرخ ساده ای از یک سیستم یا فرایند که برای تسهیل محاسبه و پیشبینی مورد استفاده قرار میگیرد.
-
تخمین قیاسی (بالا به پایین): یکی از روشهای تخمین که از مقادیر پارامترهایی مثل محدوده، هزینه، بودجه و زمان یا سنجش مقیاسهایی مانند اندازه و وزن به عنوان مبنایی برای براورد همان پارامتر یا سنجش فعالیتهای آتی استفاده میکند.
-
تخمین پارامتری
-
آنالیز داده ها
-
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
-
جلسات
خروجیها
-
الزامات منابع: الزامات منابع، نوع و مقادیر منابع مورد نیاز برای هر بسته کاری یا فعالیت را در یک بسته کاری مشخص کرده و میتواند برای تعیین منابع برآورد شده برای هر بسته کاری، هر شاخه WBS و کل پروژه، جمع آوری شود.
-
مبنای تخمینها: مستندات پشتیبانی هستند که جزییات مورد استفاده در انجام تخمینهای پروژه مانند فرضیات، محدودیتها، سطوح تفصیل، حدود و سطح اطمینان را تشریح میکنند.
-
ساختار شکست منبع (RBS): ساختار سلسله مراتبی از طبقه بندی و نوع منابع مورد استفاده در برنامه های زمانی همراه با تسطیح منابع و برنامه های زمانی همراه با منابع محدود است که ممکن است برای شناسایی و تحلیل منابع انسانی تخصیص یافته پروژه نیز مورد استفاده قرار گیرد.
-
اسناد بروز رسانی شده پروژه: مانند برگه فرضیات، ویژگیهای فعالیتها و درس آموخته ها
-
جذب منابع (Acquire Resources)
فرایند به جذب اعضای تیم، امکانات، تجهیزات، مواد، منابع و سایر منابع لازم برای تکمیل کار پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که منابع انتخاب شده را مشخص و هدایت میکند و آنها را به فعالیت های مربوطه اختصاص میدهد.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه: شامل برنامه مدیریت منابع، مبنای هزینه و برنامه مدیریت تدارکات که سندی است که توضیح میدهد فرایندهای تدارکات از تهیه مستندات تدارکات تا خاتمه قرارداد چگونه باید مدیریت شوند.
-
اسناد پروژه: شامل برنامه زمانبندی پروژه، تقویم منبع، الزامات منابع، فهرست ذینفعان و… است.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
تصمیم گیری: تصمیم گیری براساس معیارهایی که با توجه به اهمیت نسبی آنها محاسبه میشوند و میتوان ارزشها را برای انواع مختلف منابع تغییر داد. معیارهایی مانند دردسترس بودن، هزینه، قابلیت، دانش، توانایی و…
-
مهارتهای ارتباط با دیگران: اعضای تیم پروژه معمولا با مدیران وظیفه ای، تیمهای پروژه های دیگر سازمان، سازمانهای دیگر و تامینن کنندگان و … در ارتباط هستند.
-
پیش تخصیص: هنگامی که منابع فیزیکی یا اعضای تیم برای یک پروژه پیش از آن تعیین میشوند. این وضعیت زمانی ممکن است رخ دهد که اگر پروژه حاصل منابع خاصی باشد که به عنوان بخشی از یک پیشنهاد رقابتی شناخته شده و یا اگر پروژه وابسته به تخصص افراد خاص باشد.
-
تیم مجازی: گروهی از افراد با هدف مشترک که نقشهای خود را بدون صرف زمان و یا با کمترین زمان سپری شده در جلسات رودررو انجام میدهند. شکلهای مختلفی از فناوری برای تسهیل در ارتباطات اعضای تیم مورد استفاده قرار میکیرد. تیمهای مجازی میتوانند شامل افرادی باشند که فاصله های بسیار دوری از یکدیگر دارند.
خروجیها
-
تخصیص منابع فیزیکی: مستند سازی تخصیص منابع فیزیکی مواد، تجهیزات، منابع، مکانها و سایر منابع فیزیکی را که در طول پروژه مورد استفاده قرار میگیرند، ثبت میکنند.
-
تخصیص اعضای تیم پروژه
-
تقویم منبع: تقویم روزهای کاری و غیر کاری که در آن تاریخهایی که هر منبع بیکار یا فعال است، مشخص میگردد. معمولا تعطبلات خاص منابع و دوره های دردسترس بودن منابع در آن تعریف شده است.
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه به روزرسانی شده: معمولا شامل برنامه مدیریت منابع، مبنای هزینه و … است.
-
اسناد به روزرسانی شده پروژه: شامل درس آموخته ها، برنامه زمانبندی، الزامات منابع، ساختار شکست منبع، لیست ریسکها و فهرست ذینفعان است.
-
عوامل محیطی سازمانی به روز رسانی شده
-
سرمایه های فرایندی سازمانی به روز رسانی شده
-
توسعه تیم (Develop Team)
فرآیند بهبود صلاحیت ها، تعامل اعضای تیم و فضای کلی تیم برای افزایش عملکرد پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که به بهبود کار تیمی، بهبود مهارتهای بین فردی و شایستگی، انگیزه کارکنان، کاهش خستگی و بهبود عملکرد کلی پروژه منجر میشود.
مدیران پروژه نیاز به مهارت برای شناسایی، ساخت، حفظ انگیزه، رهبری و الهام بخش تیم پروژه برای دستیابی به عملکرد بالای تیم و برای رسیدن به اهداف پروژه دارند.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: شامل درس آموخته ها، منشور تیم، برنامه زمانبندی، تقویم منابع و…. است.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
هم مکانی: یک استراتژی استقرار سازمانی است که اعضای تیم پروژه از نظر فیزیکی، نزدیک به یکدیگر قرار میگیرند.
-
تیم مجازی
-
تکنولوژی ارتباطات: در تیم های مجزا و مجازی، اهمیت دارد. کمک میکند تا یک محیط هماهنگ برای تیم و یک درک بهتر برای تیم مجازی، به ویژه افرادی که در مناطق مختلف کار میکنند، ایجاد گردد.
-
مهارتهای ارتباط با دیگران
-
به رسمیت شناختن و پاداش: بخشی از فرآیند توسعه تیم شامل شناختن و جلب رضایت مطلوب است. طرح اصلی برای پاداش دادن به اعضای تیم در طول فرآیند مدیریت منابع برنامه توسعه یافته است.
-
آموزش
-
ارزیابی فردی و تیمی
-
جلسات
خروجیها
-
ارزیابی عملکرد تیم
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه به روز رسانی شده
-
اسناد به روز رسانی شده پروژه: شامل درس آموخته ها، برنامه زمانبندی، تخصیص اعضای تیم پروژه، تقویم منابع، منشور تیم و … است.
-
عوامل محیطی سازمانی به روز رسانی شده
-
سرمایه های فرایندی سازمانی به روز رسانی شده
-
مدیریت تیم (Manage Team)
فرایند ردیابی عملکرد اعضای تیم، ارائه بازخورد، حل مسائل و مدیریت تغییرات تیم برای بهینه سازی عملکرد پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که بر رفتار تیم تاثیر میگذارد، مناقشه را مدیریت کرده و مسائل را حل میکند.
مدیریت تیم پروژه به انواع مهارتهای مدیریتی و رهبری برای تقویت کار گروهی و ادغام تلاشهای اعضای تیم برای ساختن تیم با کارایی بالا نیاز دارد.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: شامل برگه فرضیات، درس آموخته ها، تخصیص اعضای تیم، منشور تیم پروژه و… است.
-
گزارشهای عملکرد کار: ارائه فیزیکی یا الکترونیکی از اطلاعات پروژه که با هدف پشتیبانی از تصمیم گیریها و اقدامات و اطلاع رسانی در قالب مدارک پروژه گردآوری میگردد.
-
ارزیابی عملکرد تیم: تیم مدیریت پروژه، ارزیابیهای رسمی یا غیررسمی عملکرد تیم پروژه را انجام میدهد. با ارزیابی مستمر عملکرد تیم پروژه، میتوان اقداماتی را برای حل مسائل، اصلاح ارتباطات، درگیریهای گفتاری و بهبود تعامل تیم انجام داد.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
مهارتهای ارتباط با دیگران: افراد باید دارای تواناییهایی از قبیل مدیریت مناقشات، تصمیم گیری، هوش هیجانی، تاثیرگذاری و رهبری را داشته باشند.
-
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
خروجیها
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه به روز رسانی شده: که شامل برنامه مدیریت منابع، مبنای هزینه و برنامه زمانبندی اولیه است.
-
اسناد به روز رسانی شده پروژه: شامل اسنادی مانند برگه فرضیات، درس آموخته ها، تخصیص اعضای تیم (درصورت تغییر در اعضا) است.
-
عوامل محیطی سازمانی به روز رسانی شده
-
کنترل منابع (Control Resources)
فرآیند تضمین این است که منابع فیزیکی اختصاص داده شده به پروژه به صورت برنامه ریزی دردسترس باشند و همچنین نظارت بر استفاده واقعی از منابع که مطابق برنامه ریزی باشد و درصورت نیاز اقدام اصلاحی انجام گردد. مزیت اصلی این فرآیند این است که اطمینان حاصل شود که منابع اختصاص یافته در زمان مناسب و در جای مناسب برای پروژه در دسترس هستند و زمانی که دیگر مورد نیاز نیستند آزاد میشوند.
فرایند کنترل منابع باید به طور مداوم در تمام مراحل پروژه و در طول چرخه عمر پروژه انجام شود.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: سامل درس آموخته ها، برگه فرضیات، منابع فیزیکی تخصیص یافته، برنامه زمانبندی پروژه، ساختار شکست منابع، الزامات منابع، لیست ریسکها و… است.
-
داده های عملکرد کار
-
توافق نامه ها
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
آنالیر داده: با استفاده از روشهایی مانند تحلیل گزینه ها که روشی است برای ارزیابی گزینه های شناسایی شده با هدف انتخاب رویکردها یا گزینه های مناسب برای انجام کارهای پروژه، تحلیل هزینه- فایده، بازبینی عملکرد و تحلیل روند.
-
حل مشکلات: شناسایی مشکلات، تعریف مشکلات، بررسی، آنالیز، انتخاب راه حل و چک کردن راه حل انتخابی
-
مهارتهای ارتباط با دیگران: مانند تاثیرگذاری و توانایی بحث کردن.
-
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
خروجیها
-
داده های عملکرد کار
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه به روز رسانی شده: شامل برنامه مدیریت منابع، برنامه زمانبندی اولیه و مبنای هزینه
-
اسناد به روز رسانی شده پروژه: شامل برگه فرضیات، سوابق مشکلات، درس اموخته ها، منابع فیزیکی تخصیص داده شده، ساختار شکست منابع و لیست ریسکهای شناسایی شده.
Leave A Comment