مدیریت محدوده پروژه (Project Scope Management)
مدیریت محدوده پروژه یکی از بهترین استانداردهای مهندسی صنایع می باشد و همچنین کاربرد بسیاری در بازار کار مهندسی صنایع دارد. آموزش مدیریت محدوده پروژه یکی از مهمترین سرفصل ها در دوره های آموزشی مهندسی صنایع می باشد.
مدیریت محدوده پروژه دومین حوزه استاندارد PMBOK بوده و شامل فرآیندهایی است که تضمین میکنند پروژه تمام موارد مورد نیاز و لازم را دربرگرفته است بدون اینکه کار اضافی در آن وجود داشته باشد، پروژه به موفقیت برسد. مدیریت محدوده دراصل درخصوص تعریف و کنترل آنچه باید در پروژه انجام گردد و آنچه نباید انجام گردد.
فرآیندهای مدیریت محدوده
- برنامه ریزی مدیریت محدوده
- جمع آوری الزامات
- تعریف محدوده
- ایجاد ساختار شکست کار
- تایید محدوده
- کنترل محدوده
در پروژه لغت محدوده شامل دو موضوع میگردد:
- محدوده محصول: شامل ویژگیها و عملکرد محصول، خدمت و یا نتیجه است.
- محدوده پروژه: کارهایی که باید برای تولید یک محصول، انجام خدمت و یا حصول نتیجه انجام گردد و دارای ویژگیها و عملکرد مشخصی است.
معتبر کردن محدوده، فرآیند رسمی نمودن اقلام قابل تحویلی است که مورد توافق همه ذینفعان است. در پروژه هایی که الزامات درحال تکمیل شدن بوده و یا دارای ریسک بالا و عدم قطعیت هستند، محدوده پروژه در آغاز قابل تشخیص نیست و در طول پروژه کامل میگردد. در روش چابک معمولا در آغاز پروژه وقت کمتری را صرف شناخت محدوده و توافق برسر آن مینمایند و بیشتر وقت را صرف سازماندهی فرآیندها و روندهای جاری و الزامات فعلی مینمایند.
- برنامه ریزی مدیریت محدوده (Plan Scope Management)
فرآیند تولید برنامه ریزی مدیریت محدوده که چگونگی تعریف محدوده پروژه و محصول، ارتقا، تایید و کنترل کردن آنها را مشخص میکند. از مزیتهای اصلی این فرآیند این است که مسیر و راهنمای نحوه مدیریت محدوده در پروژه را مشخص مینماید.
ورودیها:
- منشور پروژه
- برنامه مدیریت پروژه: که شامل مواردی مانند برنامه مدیریت کیفیت به دلیل تحت تاثیر قرار گرفتن مدیریت محدوده توسط استانداردها و متدولوژیهای پروژه و… ، تعریف چرخه عمر پروژه و… است.
- عوامل محیطی سازمانی: شامل مواردی مانند فرهنگ سازمان، زیرساختها، مدیریت کارکنان، شرایط بازار و…
- سرمایه های فرآیندی سازمانی: شامل دستورالعملها و سیاستها و درس آموخته ها
ابزارها و تکنیکها
- قضاوت کارشناسی: مانند کمک گرفتن از پروژه های مشابه قبلی و…
- آنالیز اطلاعات: شامل روشهای مختلف جمع آوری نیازها، تعریف محدوده پروژه ها و محصول، تولید محصول، تایید محدوده و…
- جلسات: ممکن است گاهی تیم پروژه برای توسعه برنامه محدوده پروژه جلساتی را درحضور مدیر پروژه، اعضای تیم، اسپانسر پروژه، برخی ذینفعان و … برگزار نماید.
خروجیها
- برنامه مدیریت محدوده: شامل فرآیند آماده سازی بیانیه محدوده پروژه، فرآیند ایجاد WBS با توجه به جزئیات موجود در بیانیه محدوده پروژه، فرآیند تعیین چگونگی تصویب و حفظ پایه های محدوده و فرآیند تعیین پذیرش رسمی اقلام قابل تحویل پروژه
- برنامه مدیریت نیازمندیها: به تشریح چگونگی مدیریت، آنالیز و ثبت اطلاعات نیازمندیهای پروژه یا محصول میپردازد. محتویات این سند شامل چکونگی برنامه ریزی، دنبال کردن و گزارشات فعالیتها و نیازمندیها، فرایند اولویتبندی نیازمندیها، معیارهای مورد استفاده و دلیل استفاده از آنها و… است.
- جمع آوری الزامات (Collect Requirements)
فرایند تعیین، مستندسازی و مدیریت خواسته ها و نیازهای ذینفعان برای دستیابی به اهداف پروژه است. مهمترین مزیت این فرآیند این است که مبنای تعریف محدوده محصول و پروژه را مشخص مینماید. این فرایند یکبار و یا در نقاط از پیش تعیین شده در پروژه انجام میگردد.
الزامات و نیازها عبارتند از شرایط یا قابلیتهایی که برای یک محصول، خدمت و یا نتیجه موردنیاز است تا توافق نامه و یا دیگر مشخصات رسمی و تایید شده آن انجام گردد. همچنین نیازها و الزامات شامل خواسته های سنجیده شده ذینفعان و مشتریان است که باید استخراج گردیده و آنالیز شده و با جزئیاتی که بتوان در محدوده درنظر گرفت ثبت نمود.
نیازها، پایه و اساس WBS، هزینه، زمانبندی، برنامه ریزی کیفیت و تامین است.
ورودیها:
- منشور پروژه: شامل برنامه ریزی مدیریت محدوده، یرنامه مدیریت الزامات و برنامه مدیریت ذینفعان است.
- اسناد پروژه: شامل مواردی مانند فرضیات که شامل فرضیات مربوط به محصول، پروژه، محیط، ذینفعان و … است، درس آموخته ها و اطلاعات ذینفعان است.
- اسناد کسب و کار
- توافقنامه ها
- عوامل محیطی سازمانی
- سرمایه های فرآیندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
- قضاوت کارشناسی: درزمینه موضوعاتی مانند آنالیز کسب وکار و نیازها، مستندسازی نیازها و الزامات، الزامات پروژه های مشابه، مدیریت دعاوی و…
- گردآوری اطلاعات و داده: شامل روشهایی مانند طوفان ذهنی، مصاحبه ها، گروه های کانون که روشی مبتنی بر استنباط است که در آن ذینفعان دارای صلاحیت و متخصصان مرتبط با موضوع برای اطلاع از انتظارات و گرایشهایشان درمورد محصول، خدمت و یا نتیجه موردنظر گردهم می آیند. و…
- آنالیز داده: بررسی و ارزیابی هرگونه مدرک مستند است. با استفاده از آنالیز مدارک موجود الزامات شناسایی میگردند. مدارکی مانند توافقنامه ها، طرح کسب و کار، لیست مشکلات و…
- تصمیم گیری: روشهای مختلفی از جمله رای گیری، تصمیم گیری خودکامه که فقط یک نفر مسئولیت تصمیم گیری را دارد و تصمیم گیری چندضلعی که از ماتریس تصمیم گیری استفاده میگردد.
- ارائه داده: شامل مواردی مانند نمودارهای وابستگی که فرایند گروهی خلاقانه ایست که امکان دسته بندی تعداد زیادی ایده را برای مرور و تحلیل فراهم مینماید. و یا روش جستجوی ذهنی که ایده هایی که در جلسات جداگانه طوفان ذهنی بدست آمده است را تصویب میکند.
- مهارتهای ارتباط با اعضای تیم: استفاده از روشهایی مانند روشهای گروهی اسمی، مکالمه و مشاهده، کمک کردن و … است.
- نمودارهای بستر: نمایشی بصری از محدوده محصول است که سیستم کسب وکار و چگونگی تعامل افراد و سایر سیستمها با آن را نشان میدهد. در شکل زیر نمونه ای از این نمودار را مشاهده مینمایید.
-
- نمونه های اولیه: روشی برای دریافت زودهنگام بازخوردهاست که در آن نمونه کوچکتری از محصول ساخته شده و در اختیاز مشتری قرار میگیرد.
- خروجیها
- اسناد الزامات: این اسناد نشان دهنده چگونگی ارتباط بین الزامات فردی و الزامات کسب وکار است. الزامات قبل از پایه گذار بودن باید قابل اندازه گیری باشند همچنین برای ذینفعان قابل قبول باشند. الزامات انواع مختلفی دارند از جمله الزامات کسب وکار، الزامات ذینفعان و…
- ماتریس پیگیری الزامات: جدولی که الزامات را به منشا آن متصل کرده و آنها را در سرتاسر چرخه عمر پروژه ردیابی میکند.
- تعریف محدوده (Define Scope)
فرآیند ایجاد تشریح جزئیات پروژه و محصول است. مزیت اصلی این فرآیند تعریف مرز و محدوده محصول، خدمت و یا نتیجه و همچنین شاخصهای قابل قبول آن است.
- ورودیها
- منشور پروژه
- برنامه مدیریت پروژه
- اسناد پروژه: شامل اسنادی مانند اسناد الزامات، ریسک و شناسایی محدودیتها و فرضیاتی درخصوص محصول، پروژه، محیط، ذینفعان و …
- عوامل محیطی سازمانی
- سرمایه های فرآیندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
- قضاوت کارشناسی
- آنالیز داده
- تصمیم گیری
- مهارتهای ارتباط با اعضای تیم
- آنالیز محصول: از آنالیز محصول میتوان برای تعربف محصولات و خدمات استفاده نمود میتوان راجع به محصول یا سرویس سوالاتی را مطرح کرد و برای پاسخ کاربرد، ویژگیها، تحویل شدنیها و… صحبت کرد.
خروجیها
- بیانیه محدوده پروژه: سامل توضیحاتی درخصوص محدوده پروژه، اقلام قابل تحویل اصلی، محدودیتها و مفروضات است.
- اسناد به روز شده پروژه: شامل لیست مفروضات، مستندسازی الزامات، ماتریس پیگیری الزامات، لیست اطلاعات ذینفعان و…
- ایجاد ساختار شکست کار (Create WBS)
فرآیند تقسیم اقلام قابل تحویل پروژه و کارها و فعالیتهای پروژه به اجزای کوچکتر با قابلیت مدیریت بیشتر است. مزیت اصلی این فرایند، این است که یک چارچوب کلی ار آنچه باید تحویل داده شود را آماده مینماید. این فرآیند یکبار در پروژه و یا در نقاط از پیش تعیین شده انجام میگردد.
- ورودیها
- برنامه مدیریت پروژه
- اسناد پروژه: شامل بیانیه مدیریت پروژه و الزامات مستندسازی شده
- عوامل محیطی سازمانی
- سرمایه های فرآیندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
- قضاوت کارشناسی
- تجزیه: تکنیکی است برای تقسیم کردن پروژه و اقلام قابل تحویل به ابعاد کوچکتر که مدیریت آن راحتتر گردد. بسته کاری در پایینترین سطح WBS است که میتوان هزینه و زمان آن را محاسبه نمود. WBS نشان دهنده تمام کارهای مربوط به محصول و پروژه است بدون اینکه کاری اضافه گردد و یا کاری حذف گردد.
خروجیها
- حوزه پایه محدوده: شامل مواردی که بیانیه محدوده پروژه، WBS، بسته های کاری، برنامه ریزی بسته های کاری و…
- اسناد به روز شده پروژه: لیست مشکلات، الزامات مستندسازی شده
- تایید محدوده (Validate Scope)
فرآیند پذیرش رسمی اقلام قابل تحویل تکمیل شده پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که به فرایند پذیرش عینیت بخشیده و احتمال پذیرش محصول، خدمت و یا نیتجه را در پایان پروژه بیشتر مینماید.
- ورودیها
- برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت محدوده، برنامه مدیریت الزامات و محدوده اولیه نیز میشود.
- اسناد پروژه: شامل درس آموخته ها، گزارشات کیفیت، الزامات مستند شده و ماتریس پیگیری الزامات است.
- اقلام قابل تحویل تایید شده: شامل اقلام قابل تحویل پروژه که تکمیل شده و در فرایند کنترل کیفیت تایید شده باشند.
- داده های عملکرد کار: مشاهدات و سنجشهای پردازش نشده ای که درهنگام انجام فعالیتهای پروژه در قالب کارهای پروژه حاصل میشود.
ابزارها و تکنیکها
- بازرسی: شامل فعالیتهایی مانند اندازه گیری، آزمایشها، معتبرسازی، تعیین الزامات و شاخصها است.
- تصمیم گیری
خروجیها
- اقلام قابل تحویل تایید شده: اقلامی که با معیارهای پذیرش مطابقت دارند بصورت رسمی توسط مشتری یا اسپانسر امضا شده و این اسناد رسمی باعث بستن پروژه و یا انتقال به فاز بعد میگردد.
- اطلاعات عملکرد کار: اطلاعاتی که به وضعیت فعالیتهای درحال انجام پروژه برای تکمیل کارهای آن میپردازد و به عنوان بخشی از فرایند هدایت و مدیریت اجرای پروژه جمع آوری میشوند.
- اطلاعات عملکرد کار
- درخواستهای تغییر
- اسناد بروز رسانی شده پروژه
- کنترل محدوده (Control Scope)
فرآیند نظارت بر محدوده محصول و پروژه و مدیریت تغییرات به محدوده اولیه است. از مزیتهای اصلی این فرآیند این است که محدوده اولیه پروژه در طول پروژه حفظ میگردد.
کنترل محدوده پروژه از انجام تمام درخواستهای تغییر و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اطمینان حاصل میابد.
-
ورودیها
- برنامه مدیریت پروژه: شامل برنامه مدیریت محدوده، محدوده اولیه، برنامه مدیریت الزامات، برنامه مدیریت تغییرات و… است.
- اسناد پروژه: شامل درس آموخته ها، الزامات مستند شده، ماتریس پیگیری الزامات که به شناسایی تاثیر هر تغییر یا انحراف از محدوده اولیه کمک مینماید.
- داده های عملکرد کار: مشاهدات و سنجشهای پردازش نشده که در هنگام انجام فعالیتهای پروژه در قالب کارهای پروژه حاصل میشود.
- سرمایه های فرآیندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
- آنالیز داده: روشهای آنالیز واریانس برای مقایسه نتایج اولیه و واقعی است و مشخص میکند که واریانس در بیشترین مقدار است و آیا اگر اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه باشد، مناسب است یا نه. و روش تحلیل روند که یک روش تحلیلی براساس نتایج گذشته است که از مدلهای ریاضی برای پیشبینی نتایج آتی استفاده مینماید.
خروجیها
- اطلاعات عملکرد کار
- درخواستهای تغییر
- برنامه مدیریت پروژه بروزآوری شده: شامل برنامه مدیریت محدوده، محدوده اولیه، زمانبندی اولیه، هزینه اولیه و… است.
- اسناد بروزآوری شده پروژه: شامل درس آموخته ها، الزامات مستند شده و ماتریس پیگیری الزامات است.
امیدواریم مقاله آموزش مدیریت محدوده پروژه برای شما در بازار کار مهندسی صنایع مفید واقع گردد در صورت نیاز به مشاوره با شماره های 02188764867 تماس حاصل فرمایید.
Leave A Comment