مدیریت یکپارچگی پروژه (Project Integration Management)
آموزش مدیریت یکپارچگی پروژه یکی از بهترین استانداردهای مهندسی صنایع می باشد و همچنین کاربرد بسیاری در بازار کار مهندسی صنایع دارد. آموزش مدیریت یکپارچه پروژه یکی از مهمترین سرفصل ها در دوره های آموزشی مهندسی صنایع می باشد.
اولین حوزه دانش از حوزه های دهگانه استاندارد PMBOK، مدیریت یکپارچگی پروژه است. مدیریت یکپارچگی پروژه شامل فرآیندها و فعالیتهایی برای شناسایی، تعریف، ترکیب، یکسان کردن و هماهنگ کردن فرآیندها و فعالیتهای مختلف در گروههای فرآیندی است. یکپارچگی در مدیریت پروژه شامل ویژگیهای یکسان سازی، تثبیت، ارتباطات و روابط بین الملل است. این اقدامات باید از ابتدا تا انتهای پروژه انجام شوند. مدیریت یکپارچگی پروژه شامل تصمیم گیری و انتخاب درباره تخصیص منابع، بالانس کردن خواسته های رقابتی، مدیریت وابستگیها میان حوزه های دانش مدیریت پروژه، متناسب کردن فرآیندها با اهداف پروژه و بررسی جایگزینها است.
فرآیندهای مدیریت یکپارچگی پروژه به شرح ذیل است:
-
تدوین منشور پروژه (Develop Project Charter)
-
تهیه برنامه مدیریت پروژه (Develop Project Management Plan)
-
هدایت و مدیریت کارهای پروژه (Direct & Manage Project Work)
-
مدیریت دانش پروژه (Manage Project Knowledge )
-
نظارت و کنترل کارهای پروژه (Monitor & Control Project Work)
-
کنترل یکپارچه تغییرات (Perform Integrated Change Control )
-
اختتام فاز یا پروژه (Close Project or Phase)
تدوین منشور پروژه (Develop Project Charter)
فرآیند تدوین یک سند که بطور رسمی موجودیت پروژه را تصویب نموده و به مدیر پروژه این اختیار را میدهد تا اقدامات سازمانی برای فعالیتهای پروژه را انجام دهد. از مزایای اصلی این فرآیند ایجاد ارتباط مستقیم بین پروژه و اهداف استراتژیک سازمان، ایجاد یک سند رسمی برای پروژه و نشان دادن تعهد رسمی سازمان به پروژه است. ورودیها، ابزارها و تکنیکها و خروجیهای این فرآیند در شکل زیر نشان داده شده اند.
ورودیها:
-
اسناد کسب و کار: اسناد کسب و کار منابع اطلاعاتی درخصوص اهداف پروژه و چگونگی کمک پروژه برای رسیدن به اهداف کسب و کار است که به صورت دوره ای مورد بررسی قرار میگیرند.
طرح کسب و کار: طرح کسب و کار تصویب شده و یا مشابه آن یک سند کسب و کار است که معمولا برای تدوین منشور پروژه از آن استفاده میگردد. طرح کسب و کار سند پروژه نیست به همین دلیل مدیر پروژه آن را تهیه و یا به روز رسانی نمینماید اما میتواند پیشنهاداتی جهت بهتر شدن آن ارائه نماید. طرح کسب و کار که معمولا برای تصمیم گیری مدیران ارشد استفاده میشود توجیه پذیری اقتصادی و فنی یک طرح یا پروژه را مورد بررسی قرار میدهد.
-
موافقتنامه ها: موافقتنامه ها برای تعریف اهداف اولیه یک پروژه استفاده میگردند. موافقتنامه ها معمولا از قرارداد، یادداشتهای تفاهم، موافقتنامه های سطح خدمات، ایمیلها، نامه ها و … برداشت میگردد.
-
عوامل محیطی سازمانی: از جمله عوامل تاثیرگذار میتوان به انتظارات ذینفعان، استانداردهای دولت یا صنعت، مقررات و محدودیتها، شرایط بازار و … اشاره نمود.
-
سرمایه های فرآیندی سازمان: سیاستها، استانداردها و رویه های سازمانی، روشهای نظارت و گزارشگیری، چارچوب حاکمیتی پروژه ها و طرحها و پورتفولیوها و …
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: قضاوتی که بر اساس داشتن تخصص در یک حوزه دانش، صنعت و … ارائه میگردد. در این فرآیند تخصص باید در زمینه های شناسایی ریسک، تخمین زمان و بودجه و … باشد.
-
جمع آوری داده: استفاده از روشهایی مانند طوفان ذهنی و یا تمرکز گروهی (گردهم آوردن ذینفعان و کارشناسان برای بحث درخصوص اهداف پروژه) و … توصیه میگردد.
-
مهارتهای ارتباط با دیگران: تکنیکهایی مانند مدیریت مناقشه (خصوصا برای کمک به توافق میان ذینفعان)، مهارتهای تسهیل کنندگی و مدیریت جلسات.
-
جلسات: برگزاری جلسات میان ذینفعان کلیدی برای تعیین اهداف پروژه، اقلام قابل تحویل و… است.
خروجیها
-
منشور پروژه: که در نهایت شامل اهداف و تحویل شدنیها، تعاریف و محدودیتها، نیازمندیها، مایلستونها، منابع مالی تصویب شده، لیست ذینفعان، ریسکهای کلی پروژه، تعیین اسپانسر پروژه و تعیین مدیر پروژه میباشد.
-
ثبت مفروضات: محدودیتها و پیش فرضهای استراتژیک و عملکردی در سطح بالا که در طرح کسب و کار شناسایی شده اند در منشور پروژه نیز لحاظ میگردند. مفروضات و فعالیتهای سطح پایینتر مانند تعریف مشخصات فنی، تخمینها، برنامه ریزی و … در طول پروژه جمع آوری میگردند. ثبت مفروضات در تمام مدت طول عمر پروژه استفاده میشود.
تهیه برنامه مدیریت پروژه (Develop Project Management Plan)
فرآیند تعریف، تهیه و هماهنگی تمام اجزای برنامه و تثبیت آنها در یک برنامه جامع و یکپارچه مدیریت پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند، تولید یک سند جامع از تمام تعاربف پایه ای پروژه شامل تمام کارها و نحوه انجام آنها است.
ورودیها
-
منشور پروژه: از منشور برای شروع برنامه ریزی پروژه استفاده میگردد. نوع اطلاعات و میزان آنها در منشور به نوع و ابعاد پروژه بستگی دارد.
-
خروجیهای باقی فرآیندها: با کمک خروجیهای بسیاری از فرآیندهای دیگر برنامه مدیریت پروژه تهیه میگردد. بطور مثال برنامه های کمکی و بیس لاینهایی که خروجی فرآیندهای دیگر هستند، ورودی این فرآیند میباشند.
-
عوامل محیطی سازمانی: ازجمله عواملی که در تهیه برنامه مدیریت پروژه تاثیرگذارند میتوان به مقررات و محدودیتها، چارچوبهای حاکم بر سازمان و… اشاره نمود.
-
سرمایه های فرآیندی سازمان: از عوامل تاثیرگذار میتوان به رویه های سازمانی، قالب یرنامه مدیریت پروژه(شامل دستورالعملها و معیارها برای تنظیم مجموعه ای از فرایندها برای براوردن نیازهای سازمان) ، اطلاعات پروژه های مشابه قبلی و… اشاره نمود.
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: متناسب کردن فرآیندها برای رفع نیازهای پروژه در صورت نیاز اجزای اضافی برای برنامه مدیریت پروژه ایجاد گردد، تعیین ابزارها و تکنیکها برای انجام فرآیندها، قراردادن جزئیات فنی و مدیریتی در برنامه مدیریت پروژه و اولویتبندی کار بر روی پروژه و حصول اطمینان از اینکه آیا منابع پروژه به کارهای مناسب و در زمان مناسب اختصاص داده شده اند یا خیر.
-
جمع آوری داده: میتوان از روشهایی مانند طوفان ذهنی، چک لیست، تمرکز گروهی و… استفاده نمود.
-
مهارتهای ارتباط با دیگران: مانند فرآیند قبلی تکنیکهایی مانند مدیریت مناقشه (خصوصا برای کمک به توافق میان ذینفعان)، مهارتهای تسهیل کنندگی و مدیریت جلسات است.
-
جلسات: در این فرآیند جلسات درخصوص رویکرد پروژه و تعیین نحوه انجام کارها برای رسیدن به اهداف پروژه و همچنین تعیین روشهای کنترل پروژه است.
خروجیها
-
برنامه مدیریت پروژه: سندی که چگونگی اجرای پروژه، نظارت، کنترل و نحوه اختتام آن را شرح میدهد.
هدایت و مدیریت کارهای پروژه (Direct & Manage Project Work)
فرآیند هدایت و انجام کارهایی که در برنامه مدیریت پروژه تعریف شده است و همچنین پیاده سازی تغییرات تصویب شده برای دستیابی به اهداف پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که مدیریت تمام کارهای پروژه و تحویل شدنیها را انجام داده و باعث بالا رفتن احتمال موفقیت پروژه میگردد.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: اسنادی مانند سوابق تغییر (change log)، آموزه ها (lesson learned)، لیست مایلستونها و… است.
سوابق تغییر: فهرستی از تغییرات ایجاد شده در پروژه
آموزه ها: آموزه هایی که از فرآیند اجرای پروژه حاصل میگردد.
-
درخواست تغیبر تایید شده: این مورد خروجی فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات است و نوعی درخواست تغییر است که در جریان کنترل یکپارچه تغییر، مورد بررسی و تصویب قرار گرفته است.
-
عوامل محیطی سازمانی: تمام عوامل بیرونی و درونی سازمان که بر موفقیت پروژه تاثیر میگذارند. عواملی که بر این فرآیند تاثیر گذارند ساختار سازمان، میزان ریسک پذیری ذینفعان و زیرساختها هستند.
-
سرمایه های فرآیندی سازمان: شامل سیاستها، رویه ها و استانداردهای سازمانی، نمونه آماده برنامه مدیریت پروژه، رویه های کنترل تغییر، روشهای نظارت و گزارشگیری، فرمهای اطلاعات پروژه و آموزه ها و اطلاعات پروژه های قبلی.
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: درخصوص موضوعاتی مانند دانش فنی موضوع پروژه، مدیریت بودجه و هزینه، تامین و… است.
-
سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS): این سیستم دسترسی به ابزارهای IT را مانند نرم افزارهای برنامه ریزی و… فراهم مینماید.
-
جلسات: در جلسات مربوط به این فرآیند درخصوص موضوعات مربوط به پروژه و مدیریت و هدایت کارهای پروژه بحث میشود. افراد حاضر در این جلسات معمولا مدیر پروژه، تیم پروژه و ذینفعانی که به موضوع مورد بحث مربوط میشوند، هستند.
خروجیها
-
اقلام قابل تحویل: هر محصول، نتیجه و یا خدمت که باعث پایان یک فرآیند، فاز و یا پروژه میگردد.
-
داده های عملکرد کار: مشاهدات و سنجشهای پردازش نشده که هنگام انجام فعالیتهای پروژه در قالب کارهای پروژه حاصل میگردد. برای مثال شاخصهای کلیدی عملکرد، زمان شروع و پایان واقعی فعالیتهای برنامه ریزی شده، پیشرفت برنامه، تعداد درخواستهای تغییر و … از این نوع هستند.
-
سوابق مشکلات: مشکلات پیشبینی نشده ای که در طول پروژه اتفاق افتاده و راه حلهایی که برای آنها اتخاذ گردیده تا روی عملکرد پروژه تاثیر منفی نگذارد. این مدرک به مدیریت بهتر مشکلات کمک نموده و نشان میدهد که آیا آن مشلات کاملا رفع شده اند یا خیر.
-
درخواستهای تغییر: هرگونه درخواست رسمی برای تغییر اسناد، اقلام قابل تحویل و خط مشیهاست. درهنگام بروز مشکل میتوان درخواست تغییر را ارائه نمود تا خط مشی و یا رویه، محدوده، هزینه، زمان و یا حتی نتیجه پروژه تغییر کند. درخواستهای تغییر معمولا شامل اقدامات پیشگیرانه و اصلاخات میباشد. همچنین هرکدام از ذینفعان میتوانند درخواست تغییر داشته باشند که باید بررسی گردد.
-
برنامه مدیریت پروژه بروزرسانی شده: هرگونه تغییری که در برنامه مدیریت پروژه ایجاد شده باشد و در نتیجه بر رویه و نتیجه پروژه نیز اثرگذار خواهد بود.
-
اسناد بروزرسانی شده پروژه: اسنادی که بر اثر انجام هرکار یا فرآیندی دچار تغییر شده باشند مانند لیست فعالیتها، آموزه ها و …
-
سرمایه های فرآیندی سازمانی بروزرسانی شده: هرکدام از سمایه های فرآیندی سازمانی که بروزرسانی گردد میتواند از خروجیهای این فرآیند باشد.
مدیریت دانش پروژه (Manage Project Knowledge )
فرآیند استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید برای دستیابی به اهداف پروژه و کمک کردن به آموزش سازمانی است. از مزایای کلیدی این فرآیند این است که دانش قبلی سازمان باعث تولید و یا بهبود خروجیهای پروژه میگردد و دانشی که در این پروژه بدست می آید برای پروژه ها و یا فازهای بعدی در دسترس است.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: اسنادی مانند لیست ذینفعان، آموزه ها، منابع ساختار شکست و…
-
اقلام قابل تحویل
-
عوامل محیطی سازمانی: مانند فرهنگهای سازمانی، مشتری و ذینفعان و…
-
سرمایه های فرآندی سازمانی: مانند روشهای رسمی به اشتراک گذاری دانش و اطلاعات و…
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: مدیریت دانش و اطلاعات و ابزارهای آن، آموزش سازمانی و…
-
مدیریت دانش: ابزارهای مدیریت دانش افراد سازمان را به یکدیگر متصل نموده تا با هم کار کنند و دانش جدید تولید نمایند، دانشهای خود را به اشتراک بگذارند و آنها را یکپارچه نمایند. ابزارها شامل جلسات، تکنیکهای مدیریت ایده ها و خلاقیت، آموزش و… است.
-
مدیریت اطلاعات: مدیریت درس آموخته های پروژه، (PMIS)، و…
-
مهارتهای ارتباط با دیگران
خروجیها
-
ثبت درس آموخته های پروژه
-
برنامه مدیریت پروژه بروزرسانی شده
-
سرمایه های فرآیندی سازمانی بروزرسانی شده
نظارت و کنترل کارهای پروژه (Monitor & Control Project Work)
فرآیند پیگیری، بررسی و گزارش دهی پیشرفت کلی کار برای رسیدن به اهداف عملکردی تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه است. از مزایای اصلی این فرآیند ان است که به ذینفعان اجازه میدهد تا از وضعیت فعلی پروژه مطلع شده، عملکردها را تایید نموده و درجریان هزینه ها و برنامه ریزی پروژه قرار گیرند.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: مانند سوابق مشکلات، درس آموخته ها، لیست مایلستونها، برنامه پیشبینی و…
-
اطلاعات عملکرد کار: داده های عملکرد کار در طول اجرا جمع آوری شده و به فرآیندهای کنترل منتقل میگردد.
-
توافقنامه ها: شامل شرابط و ضوابط پروژه است.
-
عوامل محیطی سازمانی: مانند سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (برنامه ریزی، هزینه، منابع و…)، زیرساختها (مثل تجهیزات و…)، انتظارات ذینفعان
-
سرمایه های فرآیندی سازمانی: مانند سیاستهای سازمان، روشهای نظارت و گزارشدهی و…
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: مانند تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده، مدیریت ریسک، مدیریت قرارداد و…
-
آنالیز داده ها: مانند تجزیه و تحلیل سود و هزینه، ارزش کسب شده، تجزیه و تحلیل واریانس و…
-
تصمیم سازی
-
جلسات
خروجیها
-
گزارشات عملکرد کار: ارائه فیزیکی یا الکترونیکی که با هدف پشتیبانی از تصمیم گیریها و اقدامات و اطلاع رسانی در قالب مدرک پروژه تهیه میگردد.
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه بروزرسانی شده
-
اسناد بروزرسانی شده پروژه
کنترل یکپارچه تغییرات (Perform Integrated Change Control )
روند بررسی تمام درخواستهای تغییر، تصویب تغییرات و مدیریت تغییرات تا رسیدن به اهداف، اسناد پروژه ، برنامه مدیریت پروژه و مرتبط نمودن تصمیمات است. مزیت اصلی این فرآیند این است که اجازه می دهد تا برای مستند سازی تغییرات در درون پروژه به صورت یکپارچه در نظر گرفته شود در حالی که در مورد ریسک کلی پروژه را مورد بررسی قرار میدهد که معمولا ناشی از تغییراتی است که بدون توجه به اهداف و برنامه های کلی پروژه صورت گرفته است.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه: معمولا به هزینه، زمان و محدوده اولیه درنظر گرفته شده نیاز است.
-
اسناد پروژه: معمولا به گزارشت ریسک و برآوردها و… نیاز است.
-
گزارشات عملکرد کار
-
درخواستهای تغییر
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرآیندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی: درخصوص مواردی چون دانش فنی موضوع پروژه، قوانین و مقررات، مدیریت ریسک و…
-
ابزارهای کنترل تغییرات: بر شناسایی، مستندسازی و قبول یا رد تغییرات تمرکز داشته و ابزارها باید باتوجه به نیاز پروژه انتخاب گردند. برای انتخاب آنها باید مواردی مانند شناسایی، مستند سازی، تصمیم گیری تغییرات را درنظر گرفته و تغییرات را دنبال نمود.
-
آنالیز داده: برای مثال میتوان از آنالیز جایگزین برای تصمیم گیری راجع به تغییرات و از آنالیز سود-هزینه برای مشخص کردن اینکه آیا تغییرات سودمند بوده و یا تاثیری در هزینه داشته اند یا خیر استفاده نمود.
-
تصمیم گیری: میتوان از تکنیکهایی مانند رای گیری، تصمیم گیری مستقل و… استفاده نمود.
-
جلسات
خروجیها
-
درخواستهای تغییر تایید شده
-
برنامه مدیریت پروژه بروزرسانی شده
-
اسناد بروزرسانی شده پروژه
Leave A Comment