دفتر مدیریت پروژه ( PMO )
امروزه لزوم بکارگیری دانش مدیریت پروژه به عنوان عامل اصلی موفقیت در سازمانهای پروژه محور آشکار است . حال بمنظور افزایش اثربخشی در مدیریت پروژه ها و نیز افزایش سطح بلوغ مدیریت پروژه و نهایتاً افزایش نرخ موفقیت سازمان , استقرار واحدی با کارکرد مرکزیت بخشی و هماهنگ سازی پروژه ها ضروری است . این وظیفه در قالب دفتر مدیریت پروژه PMO نقش می بندد .
دفتر مدیریت پروژه PMO با توجه به اینکه در چه سطحی از سازمان و در راستای چه هدفی مستقر شود ، ماهیت و مأموریت متفاوتی خواهد داشت. سه سطح: پروژه، بخش وظیفه ای و راهبردی برای دفتر مدیریت پروژه قابل تعریف است . درصورتیکه این واحد در سطح پروژه مستقر شود (دفتر پروژه)، مسئولیت آن به برنامه ریزی و کنترل یک پروژه محدود شده و به عنوان یک نهاد پشتیبانی از عملکرد تیم اجرائی پروژه شناخته میشود، اما اگر در یک بخش وظیفه های سازمان مستقر گردد، قلمرو آن گسترش بیشتری یافته و تمامی پروژه های بخش مربوط را پوشش می دهد
اتخاذ این رویکرد یکی از اقداماتی است که در متمرکزنمودن و یکپارچه سازی فرایندهای مدیریت پروژه سازمان موثر است. بنابراین سازمان ها بمنظور غلبه بر مشکلات و نیز بالابردن اثربخشی مدیریت پروژه هایشان ضرورت و اهمیت پیاده سازی دفاتر مدیریت پروژه را دریافته اند .
دفتر مدیریت پروژه
یک دفتر مدیریت پروژه، یک واحد یا بدنه سازمانی است که می تواند مسئول مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های زیر مجموعه قلمرو خود باشد . مسئولیت های یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل تدارکات پشتیبانی وظایف مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در برگیرد .
دفتر مدیریت پروژه یک واحد مستقل سازمانی است که بمنظور مساعدت مدیران پروژه، تیم ها و سطوح مختلف مدیریتی در موارد راهبردی و واحد های مستقل وظیفه ای از طریق سازمان در اجرای اصول مدیریت پروژه الگوها، شیوه ها، ابزارها و فن آوری ها تاسیس شده است .
سطوح دفتر مدیریت پروژه
به طور کلی دفاتر مدیریت پروژه در یک سازمان پروژه محور میتواند در سه سطح مستقر شود:
سطح پروژه : در این سطح دفتر کنترل پروژه مستقر میشود که اداره یک پروژه یا طرح را بر
عهده دارد. در واقع، همه امور مربوط به برنامه ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه، یا یکپارچه سازی برنامه
زمانبندی پروژه های یک طرح، با بهکارگیری اصول و تکنیک های مدیریت پروژه توسط مدیر پروژه
و کارشناسان کنترل پروژه در این دفتر انجام میشود
سطح بخش وظیفه ای : محدوده دفتر مدیریت پروژه در این سطح، یکی از بخش های وظیفه ای
سازمان است و همه پروژه های این بخش را در برمی گیرد. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، فقط
مسئول موفقیت یک پروژه نیست بلکه با توسعه فرایندها و رویه ها به کل بخش، موفقیت پروژه های
تحت نفوذش را افزایش می دهد.
سطح راهبردی : در این حالت، دفتر مدیریت پروژه سازمانی در بالاترین سطح سازمانی استقرار
مییابد، به طوری که با دیگر بخشهای وظیفه های سازمان هم رده است. در این سطح دفتر مدیریت
پروژه با دیدی همه جانبه بر کل پروژه ها نظارت دارد و به دلیل احاطه ای که بر کل سازمان دارد و
ارتباط مستقیمی که با مدیریت ارشد برقرار میکند، علاوه بر کارکردهای معمول، اقداماتی فراگیر
چون: انتخاب سبد پروژه های سازمان، نظارت بر پروژه ها در راستای برنامه راهبردی سازمان، تدوین
و تسری استانداردها، فرایندها و روش شناسی ها و بهبود ارتباطات سازمانی را انجام میدهد و موجب
افزایش هم افزایی در کل سازمان می شود .
کارکردهای دفتر مدیریت پروژه
مدیریت منابع مشترک تمامی پروژه های تحت اداره توسط دفتر مدیریت پروژه
شناسایی و توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، راهکارهای برتر و استانداردها(pmbok, prinel)
مربی گری، ارشاد، آموزش و مراقبت
نظارت بر تطابق سیاست ها، رویه ها، الگوها و استانداردهای مدیریت پروژه از طریق حسابرسان پروژه
توسعه و مدیریت سیاست ها، رویه ها، الگوها و دیگر مستندات مشترک پروژه
هماهنگی ارتباطات بین پروژه ها
دلایل ایجاد دفتر مدیریت پروژه
نبود یک رویکرد منسجم برای مدیریت پروژه ها
بوجود امدن مشکل در زمان و هزینه پروژه ها
نبود مدیران پروژه شایسته
نبود شیوه های جامع برای انتخاب پروژه ها در سبد سازمانی
نرخ شکست بسیار بالای پروژه ها
برنامه ریزی منابع انسانی کارمندان پروژه موثر و اثربخش نیست.
ناسازگاری و ناهمسانی در گزارش های پروژه مشهود است.
بین فرآیندها و طرز اجرا فاصله وجود دارد.
ضعف در گردآوری و توزیع راهکارهای برتر
مزایای دفتر مدیریت پروژه
ارتقاء سطح عملکرد سازمانی
ترویج و اشاعه فرهنگ مدیریت پروژه در تمام سطوح و لایه های سازمان
مدیریت پروژه مبنای اقدامات و به عنوان شایستگی مرکزی فعالیت های سازمان
ارتقاء سطح دانش و شایستگی های سازمانی
تسهیل و ایجاد اثربخشی در ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی
افزایش سطح رضایتمندی مشتریان
مدیریت منابع سازمان
مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه ها
همراستا نمودن پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمان
استانداردسازی رویه های اجرا و مدیریت پروژه
نمایش بهتر وضعیت کنونی پروژه و تسهیل در مانیتورینگ آن ها
اتمام پروژه در زمان و هزینه تعریف شده و کیفیت مورد انتظار
افزایش سرعت تحویل پروژه ها
فراگیرشدن رویکرد استقرار دفتر مدیریت پروژه، بیانگر نیازی است که سازمان های پروژه محور در راستای نظام بخشی به مدیریت پروژه های خود و رفع مشکلات اجرائی احساس کرده اند و با توجه به مشاهده نتایج مثبت در دیگر سازمانها، به این راهکار روی آورده اند . درصورت نیاز به مشاوره و راهنمایی در این زمینه با شماره تلفن های 88761795-77930125-021 تماس حاصل فرمائید .
Leave A Comment