داشبورد اکسل

یکی از مهم ترین ابزار هایی که یک مهندس صنایع در راستای دستیابی به اهداف خود در هر یک از حوزه های بازار کار صنایع  به آن نیاز دارد، داشبورد سازی در نرم افزار اکسل می باشد.

اما داشبورد چیست و چرا برای تهیه آن از اکسل استفاده می نماییم؟

داشبورد

در ابتدا بیایید با هم تعریفی از داشبورد داشته باشیم :

داشبورد ، ابزاری برای مدیریت اطلاعات و نمایشی گرافیکی از داده های سازمان است که شاخص های اصلی عملکرد(KPI) ، معیارها و نقاط کلیدی داده را برای نظارت بر نحوه عملکرد یک سازمان ، بخش یا فرآیند خاص ردیابی ، تجزیه و تحلیل کرده و آن را نمایش می دهد.

این داده ها می توانند به صورت جداول، نمودارهای خطی، نمودارهای میله ای و … نمایش داده شوند.

البته ذکر این نکته حائز اهمیت است که به طور کلی تعریف داشبورد به نقشی که در یک سازمان ایفا می کند بستگی دارد.

داشبوردها به سازمان ها کمک می کنند تا با تجزیه وتحلیل داده ها به درک روشنی از وضعیت سازمان در حال حاضر برسند و برای آینده ی سازمان تصمیم گیری کنند.

اهمیت داشبورد سازی

داشبورد مهم ترین اطلاعات را طوری در یک صفحه نمایش می دهد که برای کاربر در یک نگاه قابل فهم باشد.برای درک داشبورد داده نیاز به تحلیلگر بودن نیست و بر خلاف گزارشات پیچیده، داشبورد مجموعه ای از داده های پیچیده را با کمک تجسم داده ها ساده می کند.

بنابراین به شما این امکان را می دهد که بدون اتلاف وقت خود و تنها با خواندن صفحات داشبورد به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید.

داشبورد داده، کارآمدترین روش برای دسترسی به چندین منبع داده است.

غربالگری معیارهایی که در شرکت ها بکار گرفته می شود ممکن است روزها طول بکشد و اگر شرکت ها بخواهند همه داده ها را مرور کنند، تصمیم گیری هفته ها طول می کشد.

داشبورد با گردآوری مهم ترین معیارهای شرکت در یک صفحه، روند کارها را ساده تر کرده و به همه امکان دسترسی به اطلاعات یکسان را می دهد.

همچنین بکارگیری داشبورد، تعریف و دستیابی به اهداف را آسان می کند و یکی از مهم ترین کلیدهای

موفقیت شرکت به شمار می رود.

مزایای بکارگیری داشبورد

• نمایش بصری عملکرد مانند نمودارها ، تصاویر و …
• توانایی شناسایی روندها
• تولید آسان گزارشات
• شناسایی سریع داده ها و همبستگی آن ها

ویژگی داشبورد خوب

یک داشبورد خوب، حواس پرتی ایجاد نمی کند ، از نظر بصری جذاب است و بینندگان بدون سر و کار داشتن با داده های غیرضروری، به داده های کلیدی و مهم دسترسی پیدا می کنند.همچنین از طرح رنگی مطلوب و واضحی برخورد بوده و موجب درک بهتر داده ها برای افراد می شود.

ویژگی داشبورد ضعیف

داشبوردهای ضعیف اطلاعات زیادی دارند. استفاده از رنگ های زیاد، نمودارهای سخت، متن ها و نقشه های اضافی موجب حواس پرتی کاربر شده و دسترسی به اطلاعات کلیدی را دشوار می کند.

انواع داشبورد

داشبوردهای استراتژیک: این داشبوردها عمدتا توسط مدیران سازمان و برای شناسایی فرصت های رشد و پیشرفت بکار گرفته می شوند.

داشبوردهای تحلیلی: این داشبوردها با امکان مقایسه بین زمان و متغیرهای مختلف، به کاربران کمک می کنند روندها و علت وقایع خاص را درک کنند. ممکن است این داشبوردها نسبت به دو نوع داشبورد دیگر، دارای پیچیدگی بیشتری باشند.

داشبوردهای عملیاتی: این داشبوردها به نظارت بر عملیات در زمان واقعی با استفاده از نرم افزار پردازش جریان برای شناسایی حجم زیادی از داده ها کمک می کند.

به روزرسانی مکرر، اطلاعات کمتر نسبت به دو نوع اول و خطای کمتر از ویژگی های این نوع داشبوردها است.

ساخت یک داشبورد خوب

قبل از شروع ساخت داشبورد خود، ابتدا کمی وقت بگذارید تا در مورد اینکه چرا به این داشبورد نیاز دارید، این داشبورد چه هدفی را دنبال می کند، داده ها از کجا می آیند، به چه توانایی هایی نیاز دارید یا ندارید و …تامل کنید.حتی می توانید نمایی از داشبورد اکسل خود را ابتدا روی یک کاغذ ترسیم کنید.

این امر به شما این امکان را می دهد که قبل از شروع صرف وقت و هزینه واقعی برای داشبوردسازی، از طرف ذینفعان تایید بگیرید.

چرا داشبورد می خواهید؟

پرسش سوالات زیر از خود، به شما کمک می کند تا در روند داشبوردسازی بدانید در کجا قرار دارید و می خواهید به کجا برسید:

1.چرا می خواهید این داشبورد را بسازید؟

آیا می خواهید یک فرضیه را رد یا اثبات کنید؟

آیا این داشبورد برای یک کار خاص مانند نمایش وضعیت یک پروژه است یا برای دستیابی به هدفی گسترده تر مانند اندازه گیری عملکرد کسب و کار؟

دانستن دلیل ساخت داشبورد به بکارگیری صحیح داده ها و طراحی خوب داشبورد کمک می کند.

2.آیا لازم است معیارهای خاصی را شناسایی کنید؟

داشبورد شما باید فقط داده هایی را که ارزش افزوده دارند، برجسته کند و آوردن چیزی به جز معیارهای اصلی، لازم نیست.

3. این داشبورد به چه کسی ارائه می شود؟

آیا برای یک همکار، مدیر و سهامدار است یا یک فروشنده خارجی؟

این افراد چگونه اطلاعات را درک می کنند؟

چقدر زمان برای دیدن این داشبورد دارند؟

به این فکر گنید که داشبورد را برای چه کسی درست می کنید و اولویت های آن ها را مد نظر قرار دهید.

4. داده ها از کجا استخراج می شوند؟

آیا لازم است داده ها را به صورت دستی به داشبورد خود وارد کنید؟

از چه ابزار دیگری برای جمع آوری داده ها استفاده می کنید؟

5. داشبورد چقدر باید به روز باشد؟

آیا داشبورد باید به صورت هفتگی یا ماهانه به روز شود؟

آیا اطلاعات همیشه باید در زمان واقعی نمایش داده شوند؟

و …

چرا اکسل

این که داشبورد چیست و برای چه از داشبورد ها استفاده می کنیم مشخص گردید اما داشبورد ها را در چه قالبی تهیه کنیم؟ اغلب اولین بستری که برای ما نمایان می شود اکسل خواهد بود اما این شهرت اکسل از چه بابت است؟

1- ساختمان داده

یکی از بزرگترین مزایای اکسل عملکرد اصلی آن است: توانایی سازماندهی مقادیر زیادی داده در صفحه گسترده و تهیه نمودارهای منظم. با سازماندهی داده ها ، تجزیه و تحلیل و هضم آن بسیار آسان تر است ، به ویژه هنگامی که برای ایجاد نمودارها و سایر نمایش های داده های تصویری استفاده می شود.

2- تجزیه و تحلیل به هنگام

اکسل تقریباً بلافاصله اعداد را تجزیه و تحلیل می کند و محاسبات دسته ای را بسیار راحت تر از کار کردن با ماشین حساب می کند. بسته به درک و مهارت شما در کار با اکسل و استفاده از فرمول ها و معادلات برای محاسبه سریع معادلات ساده و پیچیده می توان مقدار زیادی از داده ها را تجزیه و تحلیل نمود.

3- همیشه در دسترس

پشتیبانی اغلب سیستم های عامل از نرم افزار اکسل ، برای شما هم پیش آمده که بر روی گوشی هوشمند خود بخواهید فایلی را از بسته نرم افزاری آفیس اجرا کنید و بدون دردسر تنها با کلیک بر فایل ، فایل مورد نظر بدون نیاز به برنامه های پشتیبان باز شده و به راحتی می توانید داشبورد لحظه ای سازمان را همراه خود همیشه داشته باشید.

4- قابلیت لینک شدن

لینک بودن با سایر نرم افزار های بسته ی آفیس ،بخشی از کاربرد این داشبورد ها در ارائه گزارشات و پرزنت کردن وضعیت موجود سازمان معنا پیدا می کند ، مزیت اکسل لینک شدن ساده با سایر برنامه های بسته نرم افزاری آفیس ، جهت تهیه گزارشات می توانید آن را در قالب WORD ارائه کنید ، جهت داشتن یک پرزنت شیک می توانید آن را با POWERPOINT لینک نمایید و…

5-انعطاف در برابر تغییر

انعطاف بسیار زیاد اکسل در محاسبه داده ها و تغییر داده ها ، اکسل به پشتوانه داشتن برنامه نویسی قوی و کاربردی بسیاری از حالاتی که ممکن است برای کاربر خطا ایجاد کند را پیش بینی نموده و برای هر کدام تدبیر لازم را اندیشیده پس نگران نباشید اگر داده ای از قلم افتاد به راحتی می توانید آن را جایگزین کنید یا اگر فرمولی را اشتباه انتخاب کردید در کسری از ثانیه می توانید آن را ویراش کنید.

گام های ساخت داشبورد در اکسل

1.ورود داده ها به اکسل

قبل از اینکه داشبورد را بسازید باید داده های موردنظر را وارد کنید.

می توان داده ها را کپی کرد یا در صورت بکارگیری commcare ،با ایجاد یک اتصال اکسل، داده ها را وارد کنید.

بهترین راه برای ورود داده ها استفاده از ODBC است. ODBC با اتصال برنامه ها به اکسل می تواند داده ها را به صورت مستقیم وارد اکسل کند. ODBC فراهم کننده فضایی به عنوان رابط نرم افزاری  می باشد که از طریق آن می توان از زبان های مختلف برنامه نویسی استفاده و بهره برداری کرد. هدف طراحان این سیستم، بوجود آوردن بستری مستقل از زبان های برنامه نویسی ، سیستم عامل ها و DBMS ها می باشد.

اگر با داده ها در انواع نرم افزارها سر و کار دارید ولی می خواهید از داشبورد در اکسل استفاده کنید، ODBC انتخاب خوبی است.

2. راه اندازی فایل داشبورد اکسل

بعد از اینکه داده ها اضافه شد،باید به ساختاربندی محیط کار اکسل بپردازید.

برای داشبوردسازی در اکسل یک صفحه جدید باز کنید و 2 یا 3 کاربرگ (sheet) در آن ایجاد کنید و از یک کاربرگ برای نگهدای داده های خام و از دیگری برای داشبورد استفاده کنید.

3.ایجاد جدول از داده های خام

این گام شامل سه مرحله می باشد:

1.در کاربرگ مربوط به داده های خام،داده ها را به صورت جدولی وارد کنید.

2. نام های مورد نظر خود را برای ستون ها وارد کنید.
3. در صورت لزوم از فرمول مناسب جهت اضافه کردن مقادیر به ستون ها استفاده کنید.

4.تجزیه و تحلیل داده

قبل از داشبورسازی در اکسل دقت کنید روی چه جنبه ای از داده ها می خواهید بیشتر تمرکز کنید.

آیا می خواهید همه اطلاعات را نمایش دهید؟

آیا می خواهید داده ای را اضافه یا حذف کنید؟

پس از پاسخ به این سوالات به تجزیه و تحلیل درباره ابزارهایی که می خواهید بکار بگیرید بپردازید.ابزارهایی مانند:

• فرمول های اکسل
• جدول های pivot
• جدول های اکسل
• نمودارها
• محدوده های نام گذاری شده
• اعتبارسنجی داده (Data validation)
• قالب بندی مشروط (conditional formatting)
• و …

البته نگران نباشید. نیازی به دانستن تک تک این ابزار نیست.شما با داشتن دانش اولیه در مورد جداول و نمودارها می توانید یک داشبورد اکسل زیبا بسازید.

در صورت نیاز به دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص داشبورد سازی در اکسل میتوانید با ما در خانه صنایع در ارتباط باشید.

ما همواره در انتظار دریافت سوالات ، نظرات و پیشنهادات شما عزیزان هستیم.

با ما در تماس باشید

02188738902
02188761795
02188764867