مدیریت فرایند های کسب و کار

نحوه کار مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار چگونگی ایجاد ، تدوین و تحلیل فرایند های پیش بینی شده در سازمان است که در هسته مرکزی کسب و کار قرار دارند.

هر دپارتمان در هر سازمان مسئول دریافت مواد اولیه یا داده هایی جهت پردازش و تبدیل این ورودی به ها به چیز دیگیری می باشد.

در هر یک از این دپارتمان می تواند ده ها فرایند موجود باشد که این مسئولیت را به دوش می کشند.

مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته سازمانی است که در آن یک شرکت اصطلاحا یک قدم به عقب می رود و تمام این فرایندها را به طور کلی و جداگانه بررسی می کند.

این وضعیت ، وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد تر و موثر شناسایی می کند.

مدیریت فرایند کسب و کار نه مدیریت وظایف در سازمان است و نه پروژه ای است که تنها یکبار در سازمان اجرا گردد.

مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیتهایی است که از یک پروژه ناشی می شود.

این پروژه ها غالباً یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند.

وقتی این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازمان یافته باشند ، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ‘Microsoft Project’ استفاده می شود.

Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه ها هستند.

مدیریت فرآیند تجارت بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.

BPM و تحلیل کسب و کار چیست؟

با توجه به تعاریف ارائه شده برای میریت فرایند کسب و کار ، دریافتیم که مدیریت کسب و کار یکی از ابزارهاس بسیار کاربردی در حوزه تحلیل کسب و کار می باشد.

بر اساس استاندارد BABOK که راهنمایی برای تحلیل کسب و کار در جهت در رفع نیاز های سازمان و ذی نفعان آن می باشد ، مدیریت فرایند کسب و کار یکی از 5 منظری است که می بایست سازمان از طریق آن مورد مطالعه قرار گیرید.

اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی ، فرآیندهای ضعیف کسب و کار می توانند منجر به بروز اختلال شوند.

در سطح فردی ، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از افراد می توانند اثرات کامل یک فرآیند را مانند محل شروع و اتمام فرایند ، داده های کلیدی مورد نیاز ، محل های نا کارامد و گلوگاه ها بررسی کنند.

فرآیندهای بی نظم به کسب و کار آسیب می رساند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:

• اتلاف وقت
• خطاهای بیشتر
• عدم مسئولیت پذیری
• کمبود داده
• تضعیف روحیه کار مندان

با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند

گام های چرخه مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟

BPM تا کنون در میلیون ها کسب و کار در سراسر دنیا استفاده شده است و از بی نظمی در فرآیند ها و جریان های کاری به گونه ای موثر جلوگیری نموده است.

به عنوان مثال مدیران بخش لجستیک می توانند از BPM برای ردیابی محموله ها،مدیریت بازخورد مشتریان و حصول اطمینان از تحویل کالا ها به مشتریان استفاده نمایند.

به طور کلی گام های پیاده سازی BPM در 5 گام انجام می گردد که این گام ها به شرح زیر می باشند:

1. طراحی:

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن است.

فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار صاحب هر کار است.

2. مدلسازی:

فرایند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت ها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی وقایع و جریان داده ها در فرآیند ارائه دهید.

3. اجرا:

ابتدا این فرآیند را با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی از پرسنل اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.

4. کنترل:

هنگام انجام روند کار ، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت ، اندازه گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه استفاده کنید.

5. بهینه سازی:

همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید ، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود ، توجه کنید تا فرایند کارآیی و اثربخشی بیشتری داشته باشد.

انواع مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟

BPM یکپارچه محور

این نوع از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ، فرایند هایی را سازماندهی می کند که در بین سیستم موجود شما قرار دارد (مانند CRM,ERP,HRMS) که دخالت انسنان در آنها زیاد نیست.

یکپارچه سازی سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که سریع به گردش در آیند.

BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان انجام می شود. این فرایند ها اغلب مصوبات و وظایف زیادی را توسط پرسنل در بر می گیرند.

این سیستم عامل ها در یک رابط کاربری ساده و قابل درک ، دارای اعلان های به موقع و ردیابی های سریع کار بسیار عالی هستند.

BPM سند محور

این راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد.

این نوعBPM  ها مسیریابی ، قالب بندی ، تأیید و امضای سند را هنگام انجام کارها از طریق گردش کار امکان پذیر می کنند.

اکثر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند عناصر هر یک از انواع مذکور را در خود جای دهند ، اما باید توجه داشت که هر یک از انواع ذکر شده معمولاً دارای یک تخصص خاص هستند.

مزایای بکار گیری مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟

• کنترل فرآیندهای بی نظم و ناپایدار را بدست آورید
• ایجاد ، نقشه برداری ، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای تجاری
• عملیات روزمره را با کارآیی بیشتری اجرا کنید
• اهداف بزرگتر سازمانی را تحقق بخشید
• به سمت تحول دیجیتال حرکت کنید
• بهبود و بهینه سازی عملیات درهم
• هنگام حرکت موارد شخصی ، از نزدیک ردیابی کنید

BPMN

BPMN مخفف business process model and notation به معنای نوتاسیون های BPM می باشد که یک استاندارد جهانی مدلسازی فرآیند ها و یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در کسب و کار می باشد.

در شرایط کنونی سازمان های زیادی از BPMN استفاده می نمایند و این روند رو به افزایش است و این افزایش عمدتا به دلایل زیر می باشد:

استاندارد:

 BPMN تحت مالکیت شرکت یا سازمانی خاص نمی باشد و از طریق استاندارد های جهانی نظیر UML تعریف می گردد و این استاندارد ها توسط نرم افزار های متعددی پشتیبانی می گردند.

سادگی:

قاعده استفاده از BPMN ساده است که باعث می شود به سادگی قادر به استفاده از آن باشید.

قدرت توصیف بالا:

در صورت لزوم می توانید چگونگی اجرای یک فرآیند را با BPMN تشریح نمایید.

گرچه توصیف دقیق تر به مراتب دشوارتر از توصیف اجمالی فرآیند خواهد بود.

پیاده سازی در سیستم های  IT:

BPMN برای پشتیبانی فنی از فرآیند ها توسعه داده شده است.

حال که با BPMN آشنایی پیدا کردیم آن را با ذکر مثال هایی ملموس تر خواهیم نمود:

نمایش جریان ساده فرآیند در BPMN

دیاگرام فوق یک فرآیند ساده را نشان می دهد که با تشخیص گرسنگی یک فرد شروع شده است و در نتیجه آن فرد باید مواد غذای خریداری نماید و غذایی را آماده سازد.

سپس باید غذا را مصرف نماید و گرسنگی وی برطرف گردد.

در دیاگرام فوق مشاهده می کنید که در ابتدا گرسنگی تشخیص داده شده سپس اقدام به خرید مواد غذایی و سپس آماده نمودن غذا انجام شده سپس غذا آماده شده است و در ادامه غذای آماده شده مصرف گردیده و نهایتا گرسنگی برطرف شده است.

حالت پیچیده تر جریان فرایند

اهداف و مزایای استفاده از BPMN چیست؟

در سطوح بالا،BPMN سهامداران یک کسب و کار را به منظور ایجاد درک ساده و صحیح از گام های فرآیند مورد هدف قرار می دهد.

در سطوح پایین تر،افرادی را که فرآیند ها را پیاده سازی می نمایند را مورد هدف قرار می دهد و جزییات کافی و مناسبی را به منظور پیاده سازی دقیق در اختیار آن ها قرار می دهد.

همچنین یک استاندارد و زبانی مشترک برای تمامی سهام داران ایجاد می نماید.

زبان مناسب در مدیریت فرآیند های کسب و کار یا BPM چیست؟

در مبحت مدیریت فرآیند های کسب و کار ، می توان یکی از بهترین زبان ها را، زبان bpmn 2.0 دانست.

bpmn 2.0 یک سیستم علامت گذاری استاندارد مبتنی بر تکنیک فلوچارتینگ است مه برای مدل سازی فرآیند های کسب و کار استفاده می شود.

این استاندارد به صورت گسترده ای در مبحث مدیریت فرآیند های کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد. حتما از خود می پرسید چرا؟

علت این امر درک راحت علائم و نشانه های این زبان برای تمامی کاربران مدیریت فرآیند های کسب و کار و هم چنین توانایی بالای این زبان در ارائه و اجرای فرآیند های پیچیده مورد نیاز کاربران می باشد. 

خلاصه ای از تاریخچه زبان bpmn 2.0

در ابتدا bpmn توسط BPMI در سال 2004 توسعه داده شد. در سال 2005 ، شرکت BPMI با OMG ادغام شد. یک سال بعد BPMN به صورت رسمی توسط OMG به عنوان استاندارد پذیرفته شد.

BPMN 2.0 در سال 2010 توسعه داده شد اما تا سال 2013 منتشر نشد. استاندارد به صورت رسمی توسط سازمان جهانی ISO در همان سال (2013) با عنوان ISO/IEC 19510 منتشر شد.

میتوانید استاندارد های منتظر شده توسط هر دو سازمان ISO و OMG که در مورد BPMN منتشر کرده اند را دانلود نمایید.