ابزار حل مسئله سازمانی 8D چیست ؟

در فضای رقابتی حال حاضر کسب و کار ،‌ یکی از اصل های اساسی برای سازمان ها ، جهت افزایش رضایتمندی مشتریان ، بهبود مستمر محصولات و خدمات می باشد . افزایش رضایتمندی مشتری و بهبود مستمر محصولات و خدمات ، ابزار های خاص خود را می طلبد . ما در طول روز با مشکلات متعددی در کارمان مواجه می شویم که اغلب ان ها منابع ما از جمله زمان ، منابع مالی و … ما را به هدر می دهند . در اکثر موارد برای ان ها راه حل ها را تعیین و مشکلات را از سر راهمان بر می داریم ،‌ ولی در موارد متعددی ، مشکل به ظاهر حل شده در اینده دوباره رخ داده است . با این که قبلا برای ان مشکلات ، زمان و پول زیادی صرف شده ، دوباره در فرایند ها ظاهر می شوند . قطعا به علت عدم در نظر گرفتن راه حل مناسب ، حتما قسمتی از عوامل مد نظر قرار داده نشده است .

در روش های حل مسئله ، ابزار های کارامدی مانند طوفان فکری ، نمودار های پراکندگی ،‌ 5W ، 4why و …… موجود می باشند ، ولیکن ممکن است یک یا چند علت ریشه ای مد نظر قرار داده نشده باشند . می دانیم که حل مسئله 1عبارت است از داشتن سیستمی مرتبط با هدف جهت شناسایی علل بالقوه و بالفعل فرایند های سازمان . از عواملی که نیاز به این سیستم را در سازمان ها پر رنگ تر می کنند ، می توان به لزوم پیاده سازی استاندارد های مختلف ، فضای رقابتی کسب و کار و نیاز مندی های مشتریان اشاره کرد . یکی از مهم ترین روش های حل مسئله ،‌ فرایند حل مسئه یا روش 8D می باشد .

روش 8D تشکیل شده از گام هایی می باشد که به صورت زنجیر وار به یکدیگر متصل هستند . این روش در زمان هایی که عوامل بروز مشکلات سازمان نا شناخته می باشند ، با استفاده از شیوه هایی نظام مند و سیستمی و هم چنین در یک فرایند منطقی به جهت دنبال کردن قدم به قدم و حل ریشه ای مسائل ، کمک به سزایی به سازمان خواهد کرد . با استفاده از این روش ، گروه های کاری می توانند مسائل را با موفقیت شناسایی ،‌ تجزیه و تحلیل و حل کنند .

ساختار 8D

این روش ، ساختاری نظام مند و سازمان یافته برای افراد است تا با استفاده از این روش در زمان رویارویی با مشکلات و کار به روی فرایند های بهبود ،‌ با ارائه یک فرایند منظم و گام به گام ، در حل مسائل به صورت سیستماتیک گام بردارند . مراحل فرایند حل مسئله به شرح ذیل می باشد :

اماده سازی فرایند 8D – تشکیل و استقرار تیم حل مسئله – تعریف مسئله – اقدامات محدود کننده موقتی – شناسایی و تصدیق علت ریشه ای – انتخاب و تصدیق اقدامات اصلاحی – اجرا و صحه گذاری اقدامات اصلاحی پایدار – پیشگیری از وقوع مجدد – تقدیر و تشکر از اقدامات تیم

اماده سازی

مرحله اماده سازی فرایند 8D و در کل برای تمامی فرایند ها ، مرحله اماده سازی یکی از مهم ترین و حیاتی ترین مراحل می باشد . انجام صحیح و دقیق این مرحله می تواند ضامن نیل به اهداف باشد . در این مرحله ما در پی پاسخ به این سپال هستیم : ایا استفاده از روش 8D جهت حل این مسئله مناسب می باشد یا خیر ؟! .٬ و سپس یک اقدام واکنش اضطراری قبل از شروع فرایند 8D تعیین و اجرا گردد .

تشکیل و استقرار تیم حل مسئله

برای پیشبرد مرحله تشکیل و استقرار تیم حل مسئله ، باید یک گروه کاری کوچک از نفراتی که دارای اطلاعات فنی و مناسب از فرایند های مربوط به خود هستند ،‌تشکیل دهیم ( تشکیل گروه ، نه تیم ) . افراد مد نظر ،‌می بایست زمان کافی و اختیارات لازم را در اختیار داشته باشند و مهارت کافی برای حل مسئله را داشته باشند . برای این گروه می بایست یک رهبر انتخاب گردد .

تعریف مسئله

برای مرحله تعریف مسئله ،‌ باید یک نکته را مد نظر داشت : حل یک مسئله ، لزوما رفع یک مشکل نیست ، بلکه به مفهوم بهبود بیشتر در انجام یک فعالیت یا فرایند می باشد . در اکثر موارد ، تمامی گام های حل مسئله را در بر می گیرد . باید توجه داشت در صورت شفاف نبودن تعریف مسئله ، ضمانتی جهت حل ان و مشخص کردن راه حل صحیح نخواهیم داشت . باید مساله را تا حد امکان با جزئیات بالا ، با ادبیاتی که برای همه قابل فهم باشد ، تشریح و تعریف کنیم .

اقدام محدود کننده موقتی ICA

برای مرحله سوم ، ابتدا باید تعریف کنیم اقدام محدود کننده موقتی چیست . اقدام محدود کننده موقتی ،‌ اقدامی است که اقدامی است که سازمان ، جهت حفاظت و جلوگیری از بروز اثرات سوء مشکل برای مشتریان درونی و بیرونی ، تا نیل به یک راه حل دائمی و بلند مدت ، انجام می دهد . سازمان باید اثر بخشی این اقدامات کوتاه مدت را به صورت لحظه ای تحت کنترل داشته باشد . توجه داشته باشید که پیش نیاز این اقدامات ،‌ صحه گذاری قبل از اجرا می باشند . چرا که با صحه گذاری قبل از اجرا ،‌از بروز مشکلات ناشی از ان اقدامات جلوگیری خواهد شد .

نکته قابل ذکر اینجا در مورد ERA می باشد : اقدام واکنشی اضطراری یا ERA ، در شرایط مشکل حاد تعریف می شود و هیچ گونه تاخیر و تعللی جایز نمی باشد . بنابراین قبل از شروع فرایند 8D تعریف می شود . ولی در اقدام محدود کننده موقتی یا ICA ، اوضاع وخامت مشکل بهتر بوده و بعد از شروع فرایند 8D تعریف می گردد .

شناسایی و تصدیق علت ریشه ای و نقطه فرار

در مرحله شناسایی و تصدیق علت ریشه ای می بایست تمامی علل ریشه ای که وزن بیشتری در بروز مسئله دارند را ، با استفاده از داده های مرحله تعریف مسئله ، مشخص کرد . علل مورد نظر ،‌ پس از مشخص شدن می بایست حتما تصدیق و صحه گذاری گردند . فرایند تصدیق می بایست با استفاده از داده های واقعی صورت بگیرد . این اقدام در همین مرحله می بایست حتما توسط ازمون های مربوطه ،‌ تصدیق گردد تا از ایجاد مشکل جدید و اثرات جانبی نامطلوب ، جلوگیری گردد .

اجرا و صحه گذاری اقدامات اصلاحی پایدار

در این مرحله ، باید برنامه ی اجرایی اقدامات اصلاحی مشخص شده در مرحله قبل برنامه ریزی کرده و به پیاده سازی و اجرای اقدامات اصلاحی بپردازیم . علاوه بر ان ،‌ اقدامات محدود کننده موقتی در این مرحله پس از اجرای اقدامات پایدار ،‌حذف می گردند . پس از پیاده سازی اقدامات اصلاحی ، با پایش نتایج به نحوی مستمر ، اطمینان حاصل نمود که عوامل بروز مسئله به صورت واقعی از بین رفته و دیگر عاملی جهت بروز مشکل مورد نظر ، وجود ندارد .

ما در مرحله پیشگیری از وقوع مجدد ، در پی اصلاح سیستم ها ، دستور العمل ها و روش ها هستیم تا از بروز مجدد مشکلات رخ داده و مشکلات مشابه ان ، پیشگیری به عمل اوریم . این مرحله ،‌ جهت ارائه فرصت های بهبود و نقاط قوت و ضعف سازمان ،‌مرحله ای حیاتی می باشد . توجه داشته باشید که مرتبط با هر تغییری یک یا چند روش یا سیستم وجود دارد که اگر این روش یا سیستم اصلاح نگردد ، همان مشکل یا مشکلات مجددا تکرار خواهند شد .
مرحله اخر هم تقدیر و تشکر از اقدامات تیم جل مسئله می باشد . این مرحله و=پس از جمع اوری مدارک و سوابق می باشد . رعایت ۳ نکته در این مرحله ضروری می باشد :

تمامی افراد که در حل مسئله دخیل بودند را باید شناسایی و دعوت نمود .
تشکر و قدردانی باید در خور مسئله باشد .
باید به نسبت سختی و اسانی مسئله و راه حل های تانجام شده از گوه تشکر و قدردانی شود .