مدیریت هزینه پروژه (Project Cost Management)
مدیریت هزینه پروژه یکی از بهترین مدل ها/ استانداردها/ابزارهای مهندسی صنایع می باشد و همچنین کاربرد بسیاری در بازار کار مهندسی صنایع دارد. آموزش مدیریت هزینه پروژه یکی از مهمترین سرفصل ها در دوره های آموزشی مهندسی صنایع می باشد.
مدیریت هزینه پروژه شامل فرآیندهایی است که در مسائلی چون برنامه ریزی، تخمین و برآورد، بودجه بندی، تامین مالی، سرمایه اولیه و مدیریت هزینه ها درگیر هستند تا پروژه با بودجه تصویب شده تکمیل گردد. این فرآیندها به شرح ذیل هستند.
-
برنامه ریزی مدیریت هزینه
-
تخمین هزینه ها
-
بودجه بندی
-
کنترل هزینه ها
در بعضی از پروژه ها خصوصا پروژه هایی که محدوده کوچکتری دارند، تخمین بودجه و بودجه بندی به نوعی یکی شده و به یک فرایند تبدیل میگردند که میتواند توسط یک شخص و در بازه های زمانی کوتاه و مرتبط به هم انجام گردد. در PMBOK این دو در قالب دو فرایند جداگانه شرح داده میشوند زیرا ابزارها و تکنیکهایشان متفاوت است.
-
برنامه ریزی مدیریت هزینه (Plan Cost Management)
فرآیند چگونگی محاسبه، بودجه بندی، مدیریت، نظارت و کنترل هزینه های پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که راهنما و مسیری را درخصوص چگونگی مدیریت هزینه ها در طول پروژه، فراهم مینماید. برنامه ریزی مدیریت هزینه خیلی زود در برنامه ریزی پروژه انجام میگردد و چارچوبی را برای هریک از فرایندهای مدیریت هزینه ایجاد میکند و به همین دلیل مدیریت فرایندها موثر و کارا خواهد بود.
فریاندهای برنامه ریزی مدیریت هزینه و ابزارها و تکنیکهای آن در برنامه مدیریت هزینه مستند شده اند. برنامه مدیریت هزینه یک قسمت از برنامه مدیریت پروژه است.
ورودیها
-
منشور پروژه
-
برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت زمان و برنامه مدیریت ریسک است. سندی که شرح میدهد چگونه مدیریت ریسک پروژه شناسایی، ساختاردهی و آنالیز شده و در یک پروژه انجام میگردد.
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی : کارشناس باید اطلاعاتی درخصوص موضوع پروژه، پروژه های مشابه قبلی، مدیریت ارزش کسب شده و تخمین هزینه و بودجه داشته باشد.
-
آنالیز داده ها
-
جلسات
خروجیها
-
برنامه مدیریت هزینه: سندی که در آن الگوی مورد نظر، فعالیتها و معیارهای برنامه ریزی، ساختاربندی و کنترل هزینه های پروژه تعیین میشود. برنامه مدیریت هزینه زیرمجموعه یا جزئی از برنامه مدیریت پروژه است. به طور مثال این برنامه شامل واحدهای اندازه گیری، روشهای عملکرد اندازه گیری، فرمتهای گزارشگیری، سطح دقت، کنترل حد آستانه که “مقادیر هزینه، زمان، کیفیت که به عنوان یک پارامتر استفاده میشوند و ممکن است در مشخصات محصول گنجانده شوند. درصورت عبور از حدود آستانه ای اقداماتی مانند تهیه گزارشهای استثنا ضروری است.”، توضیحات بیشتر و … است.
-
تخمین هزینه ها (Estimate Cost)
فرایند توسعه تقریبی هزینه های منابع مورد نیاز برای تکمیل کار پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که منابع پولی مورد نیاز برای پروژه را تعیین میکند. برآورد هزینه ارزیابی کمی از هزینه های احتمالی منابع مورد نیاز برای تکمیل فعالیت است. این پیش بینیی است که بر اساس اطلاعاتی که در یک زمان مشخص میدانستیم، است. برآورد هزینه شامل شناسایی و در نظر گرفتن گزینه های هزینه ای برای شروع و تکمیل پروژه است.
برآورد هزینه ها به طور کلی برمبنای بعضی واحدهای ارزی مانند دلار، یورو و… بیان میگردد اما در بعضی مواقع به دلیل حذف اثر نوسانات ارز یا مقایسه راحتتر از واحدهای دیگر هم استفاده میگردد.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت هزینه و برنامه مدیریت کیفیت و مبنای محدوده است.
-
اسناد پروژه: که شامل درس اموخته ها، برنامه زمانبندی پروژه، برنامه مورد نیاز و لیست ریسکهای شناسایی شده است.
-
عوامل محیطی سازمانی : شامل وضعیت بازار، اطلاعات تجاری منتشر شده، نرخ ارز و تورم و…
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی
-
تخمین قیاسی (بالا به پایین)
-
تخمین پارامتریک
-
تخمین پایین به بالا
-
تخمین سه نقطه ای
-
آنالیز داده ها
-
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
-
تکنیکهای تصمیم گیری
(تخمینهای سه نقطه ای، پارامتریک، قیاسی و پایین به بالا در مطلب مدیریت زمان پروژه توضیخ داده شده است.)
خروجیها
-
تخمین هزینه: ارزیابی کمی از هزینه های محتمل پروژه، بسته کاری یا فعالیت است.
-
مبنای تخمینها: مستندات پشتیبانی هستند که جزییات مورد استفاده در انجام تخمینهای پروژه مانند فرضیات، محدودیاتها، سطوح تفصیل، حدود و سطح اطمینان را تشریح میکنند.
-
اسناد به روز شده پروژه: مانند درس آموخته ها، لیست ریسکهای شناسایی شده و …
-
بودجه بندی (Determine Budget)
فرآیند جمع آوری هزینه های برآورد شده از فعالیت ها و یا بسته های کاری برای ایجاد یک خط مشی هزینه مبنای مجاز است. مزیت اصلی این فرایند این است که یک مبنای هزینه تعیین مینماید که میتوان با آن بر عملکرد پروژه نظارت و کنترل داشت.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه
-
اسناد پروژه: اسنادی مانند مبنای تخمینها، تخمین هزینه ها، لیست ریسکهای شناسایی شده، برنامه زمانبندی پروژه و … است.
-
اسناد کسب و کار: مانند طرح کسب و کار و برنامه مدیریت سود
-
توافق نامه ها
-
عوامل محیطی سازمانی
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی
-
تجمیع هزینه: تجمیع هزینه های سطوح پایینتر مربوط به بسته های کاری مختلف، در یک سطح مشخص ساختار شکست کار پروژه یا در یک حساب کنترلی مشخص است.
-
آنالیز داده ها
-
مرور اطلاعات گذشته: میتواند به بهتر شدن تخمین پارامتری و بالا به پایین کمک نماید. مستندات و داده های مربوط به پروژه های قبلی است.
-
انطباق با محدودیت تامین سرمایه: فرایندی که مخارج برنامه ریزی شده پروژه را با حدود مورد تعهد برای سرمایه پروژه مقایسه میکند تا انحرافهای احتمالی بین محدودیتهای سرمایه ای و مخارج برنامه ریزی شده را شناسایی نمایند.
-
تامین مالی: سرمایه گذاری مستلزم تامین بودجه برای پروژه ها است. برای پروژه های زیربنایی و صنعتی تامین سرمایه و بودجه از منابع خارجی رایج است.
خروجیها
-
مبنای هزینه: ویرایش بودجه مبتنی بر زمان پروژه است که ذخیره مدیریت را دربر نمیگیرد و تغییر در آن صرفا در چارچوب رویه رسمی کنترل تغییرات انجام میشود. این ویرایش بودجه مبنای مقایسه با نتایج واقعی عملکرد بودجه است.
-
الزامات سرمایه ای پروژه: پیشبینی از هزینه های پروژه که باید پرداخت گردندکه با استفاده از مبنای هزینه برای کل یک دوره (پروژه) صورت میگیرد و شامل مجموع مخارج و تعهدات پروژه است.
-
اسناد به روز شده پروژه: مانند تخمین هزینه، برنامه زمانبندی و لیست ریسکهای شناسایی شده
-
کنترل هزینه ها (Control Costs)
فرآیند نظارت بر پروژه برای به روز رسانی هزینه ها و مدیریت تغییرات مبنای هزینه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که مبنای هزینه در تمام طول مدت پروژه حفظ میشود. به روزرسانی بودجه نیاز به دانستن هزینه های واقعی انجام شده با تاریخ مشخص را دارد. هرگونه افزایش بودجه مجاز میتواند تنها از طریق انجام فرایند کنترل یکپارچه تغییرات انجام گردد.
ورودیها
-
برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت هزینه، مبنای هزینه، ارزیابی عملکرد مبنا و … است.
-
اسناد پروژه
-
الزامات سرمایه ای پروژه
-
داده های عملکرد کار
-
سرمایه های فرایندی سازمانی
ابزارها و تکنیکها
-
قضاوت کارشناسی
-
آنالیز داده ها: با استفاده از روشهای آنالیز ارزش کسب شده، آنالیز واریانس، تجزیه و تحلیل روند و… است.
-
شاخص عملکرد کار باقیمانده (TCPI): سنجشی از عملکرد هزینه است که باید با استفاده از منابع موجود حاصل شود تا اهداف خاص مدیریتی مانند EAC یا BAC محقق شود. (TCPI= (BAC-EV)/(EAC-AC))
-
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
خروجیها
-
اطلاعات عملکرد کار
-
پیشبینی هزینه
-
درخواستهای تغییر
-
برنامه مدیریت پروژه به روزرسانی شده: که شامل به روز رسانی برنامه مدیریت هزینه، مبنای هزینه، ارزیابی عملکرد مبنا و … است.
-
اسناد به روزرسانی شده پروژه: اسنادی مانند مبنای تخمین، تخمین هزینه ها، درس آموخته های پروژه، لیست ریسکهای شناسایی شده و … است.
Leave A Comment