شناسایی ذینفعان پروژه
شناسایی ذینفعان پروژه یکی از مهمترین ابزارهای مهندسی صنایع بوده و همچنین کاربرد بسیاری در بازار کار مهندسی صنایع خصوصا در زمینه ی مدیریت و کنترل پروژه دارد. لزوم اجرای موفقیت آمیز پروژه در نظر گرفتن خواسته های ذینفعان بوده و عدم توجه به مدیریت دینفعان باعث توقف و یا شکست پروژه خواهد شد.سرنخ یا دلیل اصلی هر پروژه ای که متوقف شده یا شکست خورده، یک ذینفع بوده که نیازها و انتظاراتش محقق نشده است.
ذینفعان پروژه سازمانها و افرادی هستند که از اجرای پروژه سود یا ضرر نموده و در پروژه تاثیر گذاشته یا از آن تاثیر می پذیرند. ذینفعان به دو گروه زیر تقسیم میگردند:
- مستقیم یا داخلی
- غیر مستقیم یا خارجی
در ادامه به شرح 6 گام مدیریت ذینفعان خواهیم پرداخت.
گام 1 : شناسایی و ثبت ذینفعان
هر پروژه ای ذینفع خاص خودش را دارد به همین دلیل اولین گام در مدیریت ذینفعان باید شناسایی کلیه افراد و سازمانهایی باشد که از اجرای پروژه سود برده و یا ضرر میکنند. برای مثال در یک پروژه مترو، حتی کسی که زمین و یا منزل مسکونیش در سر راه ریل راه آهن قرار گرفته، باید ذینفع پروژه محسوب گردد ، در غیر این صورت ممکن است پروژه را متوقف نموده و تمام زحمات و برنامه ریزی ها را از بین ببرد. همچنین برای پروژه مانند ” بزرگراه تهران شمال” نمیتوان نسبت به NGOها، طرفداران محیط زیست و سازمانهایی چون منابع طبیعی و جنگلها و مراتع بی تفاوت بود.
فرمهای مربوط به مستندسازی اطلاعات ذینفعان را میتوان درکتاب “فرمهای مدیران پروژه” مشاهده نمود.
هر فرم اطلاعاتی که از ذینفعان مستند میگردد، بهتر است شامل موارد زیر باشد:
- نام یا عنوان ذینفع
- موقعیت ذینفع در سازمان
- نقش ذینفع در پروژه
- اطلاعات برقراری تماس
- فهرست خواسته ها و انتظارات ذینفع در پروژه
- میزان اثرگذاری، قدرت و نفوذ ذینفع در پروژه
هدف از شناسایی ذینفعان مستندسازی نیازمندی ها برای تعیین محدوده پروژه، برنامه مدیریت کیفیت و ثبت ریسکها میباشد.
گام 2: اولویت بندی ذینفعان
برای اولویتبندی ذینفعان روشهای متنوعی وجود دارد. یکی از این روشها که در بخش مدیریت ارتباطات PMBOK (استاندارد مدیریت پروژه) به آن اشاره شده است ماتریس تحلیل ذینفعان نام دارد.
این ماتریس به منظور طبقهبندی ذینفعان و ارزیابی میزان قدرت، نفوذ و اثر آنها در پروژه مشخص میگردد.
ذینفعان در ناحیه 4 از همه مهمتر هستند. ذینفعان ناحیههای 2 و 3 با نظر خبرگان اولیت بندی شده و ذینفعان ناحیه 1 را میتوان با نظر خبرگان نادیده گرفت.
گام 3: شناسایی نیازها، انتظارات ذینفعان و استراتژیهای ذینفعان
هرکدام از ذینفع های شناسایی شده خواسته ها و انتظاراتی دارند که در این گام به طور دقیق شناسایی شده و مستند می شوند. استراتژی مدیریت ذینفعان، میزان نفوذ هرکدام از ذینفعان در پروژه را مشخص کرده و میزان اثرگذاری آنها در پروژه را تحلیل می کنند که برای اینکار می توان از ماتریس تحلیل ذینفعان که در گام قبلی به آن اشاره شد، استفاده نمود.
همچنین با این کار میتوان استراتژی های دیگری در جهت بیشتر کردن میزان نفوذ مثبت و کمتر کردن میزان نفوذ منفی ذینفعان را مستند نمود.
گام 4: تحلیل و اولویتبندی نیازها و انتظارات
این کار در هنگام تهیه محدوده پروژه انجام می گردد زیرا ممکن است براورده ساختن تمام نیازها امکان پذیر نباشد به همین دلیل باید آنها را اولویت بندی نمود.
گام 5: تامین نیاز دینفعان به طور متعادل از طریق گنجاندن آن در محدوده پروژه
این کار نیز قبل از تعیین محدوده پروژه انجام می شود. پس از شناسایی و اولویت بندی نیازها، لازم است امکانن سنجی این نیازها در پروژه انجام شده و در فرایندهای محدوده پروژه و اقلام قابل تحویل و همچنین مشخصات کیفی و فنی پروژه لحاظ گردند.
لازم است این نکته را در نظر گرفت که هیچگاه نمیتوان تمام خواسته های همه ی ذینفعان را برآورده ساخت زیرا گاه خواسته های دینفعان با یکدیگر در تضاد است به همین دلیل باید با مدیریت درست دینفعان و انتظارات آنها و همچنین با توجه به میزان اهمیت و نفوذ هر ذینفع در پروژه تعادلی در تامین خواستههایشان برقرار نمود.
اگر مدیریت ذینفعان پروژه به طور کامل و دقیق انجام نشود، درک مشترکی از پروژه بوجود نخواهد آمد.
گاهی عوامل پروژه برخی از نمایندگان ذینفعان را به جلسات مذاکره دعوت نمی کنند تا مبادا آنها باعث توقف پروژه نشوند درصورتی که آنها در حساسترین لحظات پروژه آن را متوقف خواهند کرد.
گام 6: کنترل ذینفعان
گاهی ممکن است در حین اجرای پروژه ذینفعان جدید بوجود آیند و یا میزان تاثیرگذاری بعضی از ذینفعان قبلی تغییر کند به همین دلیل لازم است تا مراحل قبلی درمورد آنها تکرار شود. این گام مربوط به فرآیندهای کنترلی می باشد. برای مثال در حین حفاری مترو اهواز در زیرزمین به یک شهر باستانی رسیدند و به همین دلیل ذینفعان جدیدی مانند سازمان میراث فرهنگی به پروژه اضافه شدند که از تاثیرگذاری بالایی برخوردار بودند.
به طور کلی گامهای 1، 2 و 3 در فرآیندهای آغازین، گامهای 4 و 5 در فرآیندهای برنامه ریزی و گام 6 در فرآیندهای کنترلی انجام می گردد.
امیدواریم مقاله آموزش شناسایی ذینفعان پروژه برای شما در بازار کار مهندسی صنایع مفید واقع گردد. درصورت نیاز به مشاوره با شماره 02188764867 تماس حاصل فرمایید.
Leave A Comment