معرفی مدیریت فرآیند کسب و کار | معرفی BPM
یکی از به روز ترین مباحث روز دنیا در مهندسی صنایع ، مبحث BPM یا مدیریت فرایند های کسب و کار می باشد . عبارت BPM خلاصه شده Business Process Management یا مدیریت فرایند های کسب و کار می باشد .
پیرامون معرفی BPM تعاریف زیادی ارائه شده است . در ذیل چند نمونه از مهم ترین تعاریف ان را را ملاحظه می کنید :
- دستیابی به اهداف سازمان از طریق بهبود ، مدیریت و کنترل فرایند های کسب و کار . مدیریت فرایند های کسب و کار یک فلسفه مدیریتی است که بر بهبود عملکرد سازمان از طریق فرایند های کسب و کار تمرکز می کند .
- BPM به جای تمرکز بر کار درون یک واحد ( مانند مالی یا حسابداری یا … ) بر فرایند های سازمان تمرکز می کند .
- یک روش سازمان یافته و نظام مند به منظور تعریف ، طراحی ، ایجاد ، مستند سازی ، اندازه گیری ، پایش و کنترل کلیه فرایند های کسب و کار مکانیزه و غیر مکانیزه به منظور دست یابی به نتایج هدف گذاری شده همسو با اهداف استراتژیک سازمان
مایکل همر BPM را این گونه تعریف می کند :
تعدادی از وظایف در تعامل با یکدیگر که ارزش انتظاری مشتری را ایجاد می کنند . اولین گام اساسی در مدیریت فرایند ها ، درک مفهوم فرایند است . تمامی سازمان ها تشکیل شده از مجموعه ای از فرایند ها هستند . فرایند ها تشکیل شده از ورودی ، فعالیت و خروجی می باشند . خروجی هر فرایند می تواند ورودی دیگر فرایند ها باشد و هم چنین ورودی یک فرایند می تواند خروجی دیگر فرایند ها باشد . در اصل یک فرایند متشکل از تعداد زیادی فعالیت می باشد که در راستای تبدیل ورودی (INPUT) به خروجی (OUTPUT) با یکدیگر در تعامل اند . به عبارتی فرایند ها ، روند کار را در خلال یک شرکت تعریف کرده که اغازشان با ورودی و پایانشان با خروجی خاتمه می یابد .
یکی از معتبر ترین مقاله های منتشر شده در Springer در سال 2018 پیرامون مبحث مدیریت فرآیند کسب و کار، تعریف ذیل را برای bpm ارائه نموده است:
هنر و علم نظارت بر نحوه انجام کار در یک سازمان برای اطمینان از نتایج ثابت و استفاده از فرصت های بهبود. البته لارم به ذکر است اصطلاح “بهبود” ممکن است بسته به اهداف سازمان تعابیر مختلفی داشته باشد. برخی از تعابیر بهبود را می توان شامل کاهش هزینهها، کاهش زمان اجرا و کاهش نرخ خطا و … تعریف کرد. تعابیر مربوط به بهبود ممکن است یکباره یا با ماهیت مستمر باشد. بهبود ها ممکن است افزایشی یا رادیکال باشند. نکته مهم این است که BPM به معنای بهبود روش انجام فعالیت های فردی نیست. بلکه در مورد مدیریت کل زنجیره رویدادها، فعالیت ها و تصمیماتی است که در نهایت به سازمان و مشتریانش ارزش می بخشد. این زنجیرهای از رویدادها، فعالیتها و تصمیمها فرآیند نامیده میشوند. در اصل bpm به دنبال بهبود فرآیند در تمامی سطوح سازمانی می باشد.
حال که با bpm آشنا شدیم، به سراغ چرخه معروف bmp برویم. در شکل ذیل چرخه پیشنهادی bpm را می توانید ملاحظه نمایید:
با توجه به شکل فوق، می توان دریافت که این چرخه از یک نقطه ابتدایی یا نقطه صفر که شناسایی فرآیند می باشد، آغاز می گردد. پس از شناسایی فرآیند، وارد چرخه کشف فرآیند، تجزیه و تحلیل فرآیند، باز طراحی فرآیند، اجرای فرآیند و پایش فرآیند می شویم. این چرخه با انجام مرحله کشف فرآیند مجددا تکرار می گردد.
شناسایی فرآیند: در این مرحله یک مشکل کسب و کار مطرح می شود. فرآیندهای مرتبط با مشکلی که به آن پرداخته می شود، شناسایی، محدود شده و به هم مرتبط هستند.
نتیجه شناسایی فرآیند یک معماری فرآیند جدید یا به روز شده است که تصویری کلی از فرآیندهای یک سازمان و روابط آنها ارائه می دهد. سپس از این معماری برای انتخاب فرآیند یا مجموعه ای از آن برای مدیریت در مراحل باقی مانده از چرخه حیات استفاده می شود. به طور معمول، شناسایی فرآیند به موازات شناسایی اندازه گیری عملکرد انجام می شود. برای شناسایی بهتر فرآیند ها، می توان به مدل های مرجع مانند APQC نیز رجوع نمود.
یکی از مدل های مرجع در زمینه شناسایی فرآیند ها، مدل مرجع APQC می باشد. APQC یک نهاد آمریکایی می باشد که با بررسی شرکت ها در سرایر دنیا و ارائه بهترین پیشنهادات (BENCHMARK)، سازمان ها را در شناسایی راهکار ها یاری می نماید. این نهاد یک مدل مرجع با نام APQC PCF با نسخه 7.3.0 را به صورت عمومی برای تمامی صنایع منتشر نموده است. علاوه بر این برای برخی از صنایع نیز به صورت انحصاری، فرآیند های مربوطه را شناسایی و ارائه نموده است.
کشف فرآیند (که به آن مدل سازی فرآیندی نیز گفته می شود). در اینجا، وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مربوطه، معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرآیند همانطور که هست، مستند میشود.
تجزیه و تحلیل فرآیند در این مرحله، فعالیت های مرتبط با فرآیند همانگونه که هست شناسایی و مستند شده و در صورت امکان با استفاده از معیارهای عملکرد کمی سازی می شوند. خروجی این مرحله مجموعه ای ساختار یافته از مسائل است. این مسائل بر اساس تأثیر بالقوه آنها و تلاش برآورد شده مورد نیاز برای حل آنها اولویت بندی می شوند.
طراحی مجدد فرآیند (که بهبود فرآیند نیز نامیده می شود). هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرآیند است که به رسیدگی به مسائل شناسایی شده در مرحله قبل کمک می کند و به سازمان اجازه می دهد تا به اهداف عملکرد خود دست یابد.
برای این منظور، گزینههای تغییر چندگانه بر حسب معیارهای عملکرد انتخابشده، تحلیل و مقایسه میشوند. از این رو، طراحی مجدد فرآیند و تجزیه و تحلیل فرآیند دست به دست هم می دهند: همانطور که گزینه های تغییر جدید پیشنهاد می شود، آنها با استفاده از تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیند تجزیه و تحلیل می شوند. در نهایت، امیدوار کننده ترین گزینه های تغییر حفظ شده و در یک فرآیند طراحی مجدد ترکیب می شوند. خروجی این فاز معمولاً یک مدل فرآیندی است.
اجرای فرآیند: در این مرحله تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند همانگونه که هست به فرآیند آینده آماده و انجام می شود. اجرای فرآیند دو جنبه را شامل می شود: مدیریت تغییر سازمانی و اتوماسیون. مدیریت تغییر سازمانی به مجموعه فعالیتهایی اطلاق میشود که برای تغییر روش کار همه شرکتکنندگان درگیر در فرآیند مورد نیاز است.
اتوماسیون فرآیند به توسعه و استقرار سیستمهای فناوری اطلاعات (یا نسخههای پیشرفته سیستمهای فناوری اطلاعات موجود) اشاره دارد که از فرآیند آینده پشتیبانی میکنند.
پایش فرآیند: هنگامی که فرآیند مجدد طراحی شده اجرا می شود، داده های مربوطه جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شود تا مشخص شود که فرآیند با توجه به معیارهای عملکرد و اهداف عملکرد آن چقدر خوب عمل می کند. تنگناها، خطاهای مکرر یا انحرافات با توجه به رفتار مورد نظر شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. پس از آن ممکن است مسائل جدیدی در همان فرآیندها یا در فرآیندهای دیگر ایجاد شود که مستلزم تکرار چرخه به طور مداوم است.
از ابزار های بسیار مهم در BPM ها، نرم افزار های اتوماسیون فرآیند یا BPMS ها هستند. این نرم افزار ها تسهیل گر فرآیند ها بوده و از بروز خطا در سازمان ها جلوگیری می نمایند.
اهمیت BPM
بر اساس پژوهش های صورت گرفته ، ۹۷ درصد سازمان های اروپایی بر این باورند که BPM نقش به سزایی در رونق کسب و کارشان دارد ، ۹۶ درصد سازمان های امریکایی در گونه ای از مدیریت فرایندی درگیر هستند ، و بر اساس نتایج پژوهش موسسه گارتنر ، BPM اولویت شماره ۱ کسب و کار از دیدگاه مدیران عامل سازمان ها بوده است .
مزایای مدیریت فرایند های کسب و کار
کاهش زمان فرایند – کاهش هزینه و قیمت تمام شده محصولات و خدمات – افزایش رضایتمندی مشتری – افزایش چالاکی – افزایش رقابت پذیری – افزایش سود اوری
انواع ساختار سازمانی :
ساختار بر مبنای وظیفه – ساختار بر مبنای تولید – ساختار بر مبنای فرایند – ساختار بر مبنای منطقه عملیات – ساختار پروژه ای – ساختار ماتریسی
مدل سازی فرایند های سازمان در چند لایه صورت می گیرد که به طور معمول ۲ الی ۳ لایه کفایت می کند . سطح اول به صورت کلان بوده و معمولا خروجی ان چیزی به مثل مدل زنجیره ارزش مدل PORTER می باشد . لایه دوم به صورت معمول زیر فرایند ها و لایه سوم فعالیت ها می باشند . در شکل سلسله مراتب ذکر شده را مشاهده می نمایید .
نکته مهم: معمولا مدلسازی فرایندهای عملیاتی با وضع موجود و سطح اول با مراجعه به مدل های مرجع همزمان با هم شروع می شوند. فرایندهای عملیاتی معمولا از طریق مصاحبه با پرسنل عملیاتی استخراج میشوند . فرایندهای عملیاتی پایین ترین سطح فرایندها هستند که برای مدلسازی انها می توانیم از فلوچارت استفاده می کنیم . فرایندهای سطح اول را معمولا با پورتر مدل میکنند . نمونه خروجی سطح اول مدل سازی فرایند به صورت ذیل خواهد بود :
در مدل PORTER فرایند ها معمولا به سه دسته اصلی ، پشتیبانی و مدیریتی تقسیم می شوند .
در اموزش های اتی در رابطه با BPM توضیحات بیشتری را ارائه خواهیم نمود .
Leave A Comment